Платежный календарь: как составить и вести для контроля финансов

Платежный календарь — это простой инструмент, который помогает видеть движение денег по дням. Он показывает, когда поступят средства от клиентов и когда нужно заплатить поставщикам, сотрудникам или государству. Такой календарь помогает избежать просрочек, вовремя реагировать на кассовые разрывы и принимать решения, основанные на фактах, а не на ощущениях. В этом материале рассказываем, как настроить и вести платежный календарь, какие шаблоны использовать и на что обратить внимание, чтобы управлять деньгами уверенно.

Оглавление:

1. Основные функции платежного календаря
2. Преимущества и недостатки ПК для бизнеса
3. Поэтапное планирование платежного календаря
• Этап 1: Определение формы
• Этап 2: Анализ доходов и расходов
• Этап 3: Утверждение сроков заполнения
4. ПК и проблемы кассовых разрывов
• Как платежный календарь помогает с кассовыми разрывами
• Что такое кассовый разрыв на простом примере
• Как решать проблему кассовых разрывов
5. ПК и бюджет движения денежных средств: сравнительный анализ
• Главные отличия
6. Как составить платежный календарь в Excel
• Какие столбцы нужны в платежном календаре
• Как настроить форматирование
• Как вносить данные об оплатах
• Полезные фишки для автоматизации
• Советы для удобства использования
• Примеры заполнения и ведения ПК в Excel и Google Sheets
• Пример платежного календаря в Excel
• Пример платежного календаря в Google Sheets с аналитикой
• Скачать готовые шаблоны платежного календаря Excel и Google Sheets
• Шаблон для малого бизнеса и ИП
• Шаблон для среднего и крупного бизнеса
7. Перспективы развития систем платежных календарей
• Больше автоматизации
• Связь с другими сервисами
• Умные помощники на базе искусственного интеллекта
• Мобильный доступ везде и всегда
8. Чек-лист для создания и ведения платежного календаря

Основные функции платежного календаря

Самое главное – он помогает спланировать движение денег. Вы заранее видите, когда придут деньги от клиентов и когда нужно платить поставщикам. Это позволяет спокойно планировать будущие расходы без неприятных сюрпризов.

Другие функции:

1. Напоминает о важных платежах

Календарь работает как надежный секретарь, не дающий пропустить оплату аренды, налогов или кредитов. Вы избегаете штрафов и сохраняете хорошие отношения с партнерами.

2. Помогает эффективно использовать деньги

Видя всю картину движения средств, вы принимаете более разумные решения: когда можно инвестировать, а когда лучше сократить расходы.

3. Предотвращает кассовые разрывы

Календарь заранее показывает опасные моменты, когда денег может не хватить на важные платежи. У вас есть время принять меры: договориться об отсрочке, взять краткосрочный кредит или ускорить поступления.

4. Оценивает финансовое здоровье бизнеса

Регулярное ведение календаря помогает увидеть тенденции: сезонность продаж, рост расходов, изменение прибыльности – и вовремя отреагировать на проблемы.

Платежный календарь занимает минимум времени, но экономит нервы, деньги и часто защищает бизнес от серьезных финансовых проблем.

Преимущества и недостатки ПК для бизнеса

Плюсы платежного календаря:

• Все как на ладони – вы сразу видите все деньги, которые придут и уйдут, в простой и понятной форме.

• Меньше просрочек – вы не забудете заплатить вовремя, потому что все платежи записаны.

• Заранее видите проблемы – если денег не хватит, вы узнаете об этом заранее, а не в последний момент.

• Деньги работают лучше – вы точно знаете, сколько свободных денег у вас есть, и не держите лишние суммы "на всякий случай".

• Партнеры довольны – вы всегда платите вовремя, и с вами приятно работать.

• Решения с умом, а не наугад – вы принимаете денежные решения на основе реальных данных, а не догадок.

Минусы платежного календаря:

• Нужно постоянно обновлять – если забросить календарь, от него не будет пользы Требует времени – на заполнение и анализ нужно выделять время регулярно Сложности с неожиданностями – если клиент внезапно не заплатил или появился срочный расход, планы могут сбиться.

• Прогнозы должны быть точными – календарь будет полезен, только если ваши прогнозы доходов и расходов близки к реальности.

Поэтапное планирование платежного календаря

Создание платежного календаря – это как составление карты, по которой будут двигаться ваши деньги. Чтобы эта карта была точной и полезной, нужно подойти к делу последовательно и без лишних сложностей.

Этап 1: Определение формы

На этом этапе просто выбираем, где будем вести календарь. Можно использовать Excel, Google Таблицы или даже обычный блокнот, если у вас небольшой бизнес.

Что решаем на этом этапе:

• На какой срок планируем деньги – на день, неделю, месяц или квартал.

• Насколько подробным будет календарь.

• Как группировать платежи – по проектам, клиентам или типам расходов.

Этап 2: Анализ доходов и расходов

Здесь мы просто составляем список всех денег, которые приходят и уходят:

• Записываем все постоянные доходы – от продаж, услуг, процентов по вкладам.

• Записываем все постоянные расходы – аренду, зарплаты, налоги, коммуналку.

• Добавляем редкие, но известные платежи – покупку оборудования, сезонные траты.

• Примерно определяем, когда клиенты будут платить вам деньги.

Этап 3: Утверждение сроков заполнения

Чтобы календарь работал, его нужно регулярно обновлять:

• Назначаем конкретные дни для обновления данных.

• Определяем, кто отвечает за внесение информации.

• Устанавливаем правила добавления новых платежей.

• Продумываем, как будем проверять выполнение календаря.

ПК и проблемы кассовых разрывов

Кассовый разрыв – это когда денег на счете не хватает для оплаты срочных расходов. Простыми словами, это когда вам нужно заплатить, а денег нет. Платежный календарь помогает увидеть такие ситуации заранее и принять меры.

Как платежный календарь помогает с кассовыми разрывами

Что такое кассовый разрыв на простом примере

Посмотрите на календарь выше. В нем видно, что:

• На 1 апреля у компании есть 100 000 рублей.

• 5 апреля нужно заплатить поставщикам 200 000 рублей.

• Но новые деньги от клиентов (250 000 рублей) придут только 10 апреля.

• В результате 5 апреля образуется кассовый разрыв в 100 000 рублей.

• Второй кассовый разрыв возникает 15 апреля, когда нужно выплатить зарплату.

Как решать проблему кассовых разрывов

Быстрые решения:

• Передвинуть платежи: позвоните поставщику и договоритесь заплатить позже.

• Ускорить поступления: попросите клиентов заплатить раньше, предложив скидку.

• Взять краткосрочный кредит: например, овердрафт в банке.

• Использовать личные сбережения: временно вложить свои деньги в бизнес.

Долгосрочные решения:

• Создать резервный фонд: всегда держите "подушку безопасности" на счете.

• Улучшить условия оплаты: просите предоплату у клиентов.

• Пересмотреть договоры с поставщиками: договоритесь о более длительных отсрочках.

• Равномерно распределить платежи: старайтесь не планировать все крупные расходы на одну дату.

В нашем примере можно:

• договориться с поставщиками о разбивке платежа: часть заплатить 5 апреля (100 000 руб.), а оставшуюся часть – после получения денег от клиентов 10 апреля.

• попросить клиентов внести хотя бы часть оплаты раньше 10 апреля.

• взять краткосрочный кредит на 5 дней (с 5 по 10 апреля).

Платежный календарь помогает:

1. Увидеть проблему до того, как она случилась.

2. Спланировать, где взять деньги для закрытия разрыва.

3. Договориться с партнерами заранее, а не в последний момент.

4. Постепенно выстроить такой график платежей, чтобы разрывов было меньше.

Ведение платежного календаря – это как регулярный осмотр у врача. Лучше заметить проблему раньше, чем лечить ее, когда станет совсем плохо.

ПК и бюджет движения денежных средств: сравнительный анализ

Платежный календарь (ПК) и бюджет движения денежных средств (БДДС) часто путают, но это два разных инструмента, которые дополняют друг друга. Давайте разберемся, чем они отличаются и как их использовать вместе.

Главные отличия

Платежный календарь – это ваш ежедневник платежей. Здесь вы видите конкретные даты, суммы и получателей. Это как детальное расписание движения денег.

Бюджет движения денежных средств – это ваш финансовый план. Здесь вы работаете с общими категориями доходов и расходов по периодам (месяц, квартал). 

Примеры из жизни:

Платежный календарь – это как список дел на день:

• В понедельник оплатить аренду 80 000 ₽ компании "Бизнес-центр".

• В среду получить оплату от клиента "Ромашка" 120 000 ₽.

• В пятницу выплатить зарплату сотрудникам 150 000 ₽.

БДДС – это как месячный план:

• На аренду в этом месяце уйдет 80 000 ₽.

• От продаж получим примерно 500 000 ₽.

• На зарплаты потратим 300 000 ₽.

Платежный календарь — часть финансовой стратегии. Узнайте, как построить стратегию для стартапа, чтобы не терять деньги на старте.

Как составить платежный календарь в Excel

Excel – отличный инструмент для создания платежного календаря. Он прост в использовании и поможет вам не пропустить важные платежи. Давайте разберем, как сделать удобный календарь шаг за шагом.

Какие столбцы нужны в платежном календаре

Начнем с основной структуры. Вот столбцы, которые стоит включить:

• Дата платежа – когда нужно совершить платеж или когда ожидается поступление.

• Тип операции – поступление или списание.

• Сумма – сколько денег приходит или уходит.

• Категория – зарплата, аренда, налоги, продажи и т.д..

• Контрагент – кто платит вам или кому платите вы.

• Статус – оплачен, ожидается, просрочен.

• Приоритет – высокий, средний, низкий.

• Комментарий – дополнительная информация о платеже.

Как настроить форматирование

• Откройте Excel и создайте новый файл.

• Введите названия столбцов в первую строку.

• Выделите эту строку и сделайте заголовки жирным шрифтом.

• Для столбца "Дата" установите формат ячеек как "Дата".

• Для столбца "Сумма" выберите денежный формат.

Как вносить данные об оплатах

По каждому платежу заполняйте всю строку – дату, тип, сумму и т.д.

Для типа операции лучше сделать выпадающий список:

• Выделите столбец "Тип операции".

• Зайдите в меню "Данные" - "Проверка данных".

• Выберите "Список" и введите значения: поступление, списание.

То же самое сделайте для столбца "Статус" (оплачен, ожидается, просрочен) и "Приоритет"

Полезные фишки для автоматизации

1. Автоматический расчет остатка

Создайте отдельную ячейку для начального остатка (например, A1). Затем добавьте столбец "Остаток" и используйте формулу:

Copy=ЕСЛИ(C2="поступление"; предыдущий_остаток+D2; предыдущий_остаток-D2)

Где C2 - ячейка с типом операции, D2 - ячейка с суммой, а "предыдущий_остаток" - это либо начальный остаток (для первой строки), либо остаток из предыдущей строки.

2. Цветовое выделение важных дат

Используйте условное форматирование, чтобы выделять разные типы платежей:

• Выделите всю таблицу.

• Выберите "Главная" - "Условное форматирование" - "Создать правило".

Создайте правила:

• Для поступлений: тип = "поступление", цвет - зеленый.

• Для списаний: тип = "списание", цвет - красный.

• Для высокого приоритета: приоритет = "высокий", цвет - желтый.

3. Автоматическое выделение просроченных платежей

Выделите столбец с датами

Создайте правило условного форматирования:

Формула:

=И(A2<СЕГОДНЯ();F2<>"оплачен")

Формат: заливка красным цветом

Эта формула выделит красным все строки, где дата платежа уже прошла, а статус не "оплачен".

4. Напоминания о предстоящих платежах

Создайте отдельный лист "Ближайшие платежи" и используйте формулу:

Copy=ЕСЛИ(И(A2>=СЕГОДНЯ();A2<=СЕГОДНЯ()+7;F2<>"оплачен");"Платеж через "&A2-СЕГОДНЯ()&" дней";"")

Эта формула будет показывать напоминания о платежах в ближайшие 7 дней.

5. Сводная таблица для анализа

Выделите всю таблицу с данными

Выберите "Вставка" - "Сводная таблица"

Создайте отчет:

• Строки: Категория, Контрагент

• Столбцы: Месяц (если у вас много дат)

• Значения: Сумма (с суммированием)

Это даст вам наглядное представление о том, сколько денег уходит на разные категории.

Советы для удобства использования

1. Сортировка по датам: регулярно сортируйте таблицу по датам, чтобы видеть ближайшие платежи сверху.

2. Фильтры: используйте фильтры, чтобы быстро находить нужные платежи.

3. Закрепите первую строку: чтобы заголовки всегда были видны, выделите вторую строку и выберите "Вид" - "Закрепить области" - "Закрепить верхнюю строку".

4. Создайте шаблон: настроив календарь один раз, сохраните его как шаблон для будущего использования.

5. Резервное копирование: регулярно делайте копии файла, чтобы не потерять важные данные.

Следуя этим простым шагам, вы сможете создать удобный платежный календарь, который поможет вам контролировать движение денег, избегать просрочек и планировать будущие расходы.

Примеры заполнения и ведения ПК в Excel и Google Sheets

Чтобы вам было проще понять, как на практике выглядит платежный календарь, давайте рассмотрим несколько примеров. Они помогут увидеть, как организовать данные и какие приемы использовать для удобной работы.

Пример платежного календаря в Excel

Вот так выглядит простой платежный календарь в Excel. 

Выделяем разными цветами:

• Зеленым для поступлений.

• Красным для списаний.

• Желтым для кассовых разрывов (когда денег не хватает).

• Серым для будущих планируемых операций.

В нижней части таблицы показаны формулы, которые можно использовать для автоматизации. Например, для расчета остатка или выделения проблемных дат.

Пример платежного календаря в Google Sheets с аналитикой

Скачать готовые шаблоны платежного календаря Excel и Google Sheets

Не хотите создавать платежный календарь с нуля? Воспользуйтесь готовыми шаблонами. Просто скачайте подходящий вариант и начните использовать его прямо сейчас.

Шаблон для малого бизнеса и ИП

Этот простой шаблон идеально подойдет, если у вас небольшой бизнес или вы индивидуальный предприниматель:

Что есть в шаблоне:

• Основные столбцы для учета доходов и расходов.

• Автоматический расчет остатка средств.

• Цветовое выделение поступлений и списаний.

• Простая система предупреждений о кассовых разрывах.

• Базовая аналитика по категориям трат.

Особенности:

• Легко заполнять даже новичку.

• Не требует сложных настроек.

• Занимает мало места на диске.

• Работает как в Excel, так и в Google Sheets.

Шаблон для среднего и крупного бизнеса

Если у вас компания с большим количеством платежей или несколькими отделами, этот расширенный шаблон поможет отслеживать все финансовые потоки.

Что есть в шаблоне:

• Расширенная структура с детальной классификацией доходов и расходов.

• Разделение по проектам и подразделениям.

• Система приоритетов платежей.

• Автоматические уведомления о критических платежах.

• Детальная аналитика на отдельных листах.

• Прогнозирование денежных потоков на 3 месяца вперед.

Особенности:

• Профессиональная структура данных.

• Защита формул от случайного изменения.

• Встроенные проверки корректности данных.

• Наглядные графики динамики денежных средств.

• Инструкция по использованию.

Выберите подходящий шаблон и начните контролировать свои финансы уже сегодня!

Перспективы развития систем платежных календарей

Платежные календари становятся все удобнее и умнее. Вот как они будут развиваться дальше.

Больше автоматизации 

Скоро вам не придется вручную вносить каждый платеж. Календарь сможет напрямую подключаться к вашему банковскому счету и сам записывать все операции. 

Программа будет синхронизироваться с 1С, СБИС или Контуром, чтобы данные вносились автоматически. 

Система сама определит, к какой категории отнести каждый платеж (зарплата, аренда, налоги и т.д.).

Связь с другими сервисами 

Платежные календари будут не просто показывать информацию, но и делать платежи. Вы сможете настроить автоматическую оплату регулярных счетов. 

Система сама создаст платежные поручения для бухгалтерии.

Календарь соединится с электронным документооборотом, чтобы все документы были под рукой.

Умные помощники на базе искусственного интеллекта 

Искусственный интеллект сделает платежные календари намного полезнее. 

Система проанализирует ваши расходы и подскажет, где можно сэкономить.

Календарь сможет предсказать, сколько денег у вас будет через месяц или квартал. Программа заметит необычные платежи и предупредит вас о возможных ошибках ИИ, подскажет, как лучше распланировать платежи, чтобы избежать нехватки денег.

Мобильный доступ везде и всегда 

Управлять финансами можно будет прямо со смартфона.

Получайте уведомления о приближающихся платежах, где бы вы ни находились. Подтверждайте платежи одним касанием экрана. 

Следите за состоянием счетов компании в любое время.

Главная цель всех этих изменений – сделать управление деньгами проще. Вместо того чтобы тратить время на ручное внесение данных и сложные расчеты, предприниматели смогут сосредоточиться на развитии бизнеса, а умные системы возьмут на себя рутину.

Чек-лист для создания и ведения платежного календаря

1. Выберите удобный формат:
• Excel или Google Таблицы для малого бизнеса.
• Специализированное ПО для среднего и крупного бизнеса.
2. Определите структуру календаря:
• Укажите необходимые столбцы: дата, тип, сумма, категория, контрагент, статус.
• Настройте автоматический расчет остатка денег.
• Добавьте цветовое выделение для разных типов операций.
3. Заполните исходными данными:
• Внесите все постоянные платежи (аренда, зарплата, налоги).
• Добавьте ожидаемые поступления от клиентов.
• Учтите сезонные и разовые платежи.
4. Настройте анализ и контроль:
• Выделите дни с возможными кассовыми разрывами.
• Добавьте формулы для подсчета итогов по категориям.
• Создайте сводную таблицу для общей картины.
5. Организуйте регулярное обновление:
• Установите конкретные дни для актуализации данных.
• Назначьте ответственного за ведение календаря.
• Создайте систему напоминаний о предстоящих платежах.
6. Примите меры для закрытия кассовых разрывов:
• Заранее договоритесь с поставщиками об отсрочке.
• Предложите клиентам скидку за раннюю оплату.
• Подготовьте источники краткосрочного финансирования.
7. Анализируйте тренды и делайте выводы:
• Регулярно сравнивайте план и факт.
• Ищите способы оптимизации денежных потоков.
• Формируйте резервный фонд для стабильности.
8. Делайте резервные копии:
• Сохраняйте копии файла регулярно.
• Используйте облачное хранение для надежности.

Помните: 15 минут работы с платежным календарем в день могут спасти ваш бизнес от серьезных финансовых проблем!