Обязательно ли использовать онлайн-кассу для бизнеса — разбираемся в законах

Оглавление:

1. Кто обязательно должен применять онлайн-кассу 
2. Как обойтись без собственной кассы 
• Облачная касса 
• Агенты по приему платежей 
3. Кто может работать без онлайн-кассы в 2024 году. Какая деятельность освобождена от ККТ 
• При специфических видах деятельности 
• В отдельных местностях 
• На разных режимах налогообложения 
• При расчетах между юрлицами и ИП 
4. Применение ККТ предпринимателями на разных режимах 
• ИП на УСН и ОСН 
• ИП на ЕСХН 
• ИП на НПД 
5. Применение онлайн-касс юрлицами 
6. ККТ при безналичных расчетах 
7. Онлайн-касса для самозанятых 
8. Онлайн-касса, если покупатель – самозанятый 
9. Владельцы интернет-магазинов 
10. Как налоговая узнает, что бизнес работает без кассы 
11. Штрафы за работу без онлайн-кассы 
12. Резюме

Онлайн-касса – это устройство, которое регистрирует приход денег от покупателя и печатает чек. Данные о транзакции тут же уходят оператору фискальных данных (ОФД), который после обработки отправляет сведения об операции в ФНС. Так налоговая следит за входящими денежными платежами налогоплательщиков и очень строго карает тех, кто забудет пробить чек.

Кто обязательно должен применять онлайн-кассу

Все отсрочки закончились ещё в 2022 году. Теперь закон 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике работает для всех без исключения.

Обязаны применять онлайн-кассу:

• все, кто реализует товары и услуги населению (и неважно, каким способом человек оплачивал);

• все, кто принимает оплату наличными или посредством пластиковой карты (независимо от того, кто покупатель — бизнес или обычный человек).

• Например, кассовый чек строго необходим, если принята оплата:

• платежкой от физического лица или самозанятого (НПД) без статуса ИП;

• пластиковой картой через POS, в том числе бизнес-картой;

• банковской картой или средствами из электронного кошелька через интернет-эквайринг платежных агентов (ЮKassa, Робокасса) или посредников (Робочеки);

• на расчетный счет через кассу в отделении банка;

• наличными от физлиц и организаций.

Как обойтись без собственной кассы

Если применение кассы предусмотрено законодательством, избежать ее использования не удастся. Но есть два варианта как можно обойтись без покупки аппарата:

1. Взять кассу в аренду. Сервисы по аренде кассы позиционируют себя как "облачная касса".

2. Использовать сервис-агент по приему платежей.

Облачная касса

Годовая аренда «облачной кассы» обходится от 20 000 рублей (например, в Атол от 1700 рублей в месяц). Хороший выход для регулярного предпринимательства. А вот для сезонного бизнеса или для тех, кто получает оплаты редко - это довольно существенная статья расходов.

Например, с мая по октябрь вы сдаете в аренду рыбацкие лодки. За сезон получаете 500 тысяч рублей, а после вычета расходов и уплаты налогов у вас остается 300 тысяч. Согласитесь, отдавать ~ 7% от чистой прибыли за аренду ККТ – не самая приятная новость. 

В подобных ситуациях выручают сервисы-агенты. 

Агенты по приему платежей

Вы находите стороннюю компанию, которая берет на себя обработку платежей, обслуживание ККТ и передачу данных в ФНС. Заключаете с ней агентское соглашение. Вам остается работать и получать деньги. Можно было бы подумать, что это бесплатная онлайн-касса, но, разумеется, нет. Сервисы берут свою комиссию за каждую транзакцию. Общая комиссия может составлять от 3.5 до 7% в зависимости от того, чем был произведен платеж — картой или электронным кошельком.

Иногда комиссия сервис-агента превышает затраты на покупку кассы, и приобрести свою машинку становится выгоднее.

Кто может работать без онлайн-кассы в 2024 году. Какая деятельность освобождена от ККТ

Закон 54-ФЗ предусматривает ряд исключений. Это могут быть обстоятельства места, вида деятельности, вида расчетов или системы налогообложения.

При специфических видах деятельности

Во второй статье ФЗ-54 перечислены направления бизнеса, освобожденные от обязательного пробития чеков на онлайновом регистраторе. Это, в частности:

• Деятельность кредитных организаций.

• Продажа продукции через вендинговые аппараты, работающие без электричества с оплатой только монетами.

• Продажа жидких продуктов питания (есть отдельный список), живой рыбы и керосина из автомобильных цистерн.

• Предприятия общепита, которые кормят учеников и преподавателей во время учебных занятий.

• Реализация продукции на прилавках рынков, ярмарок и в выставочных комплексах.

• Торговля в разнос вне магазинов.

• Продажа продукции народных худ.промыслов.

• Реализация ценных бумаг.

• Платные бахилы, например, в медицинских центрах.

• Торговля на фруктово-овощных развалах, в том числе бахчевыми культурами.

• Деятельность по скупке вторсырья, в том числе стеклопосуды, но не металлолома, драгоценных металлов и камней.

• Обувной ремонт.

• Металлоремонт, в том числе ключевой сервис.

• Уход за детьми, больными, пенсионерами и инвалидами.

• Возмездная помощь в частных домах — перекапывание земли, колка дров.

• Деятельность носильщиков.

• Прием денег за аренду собственных квартир и домов.

• Реализация традиционных газет и журналов в киосках. Для освобождения необходимо, чтобы более 50% выручки приходилось на печатные издания.

• Сельские аптеки и сельские медцентры без аптек, расположенные при фельдшерских медпунктах, если в селе нет других аптек.

• Проведение религиозных обрядов или продажа религиозных изделий и литературы.

• Прием платежей за госпарковки.

• Деятельность бюджетных библиотек.

• Продажа театральных билетов с рук распространителями-ИП.

В отдельных местностях

• Есть две географические категории, на которых для применения ККТ действуют особые условия: отдалённые местности и труднодоступные территории.

• Отдаленными местностями считаются те, где проживают менее 10 000 человек. Это не ошибка, Минкомсвязи установил именно критерий по численности, а не по расстоянию. В такой местности применение фискального регистратора обязательно, но в без постоянной связи с ОФД — машинка не передает данные постоянно, а накапливает внутри. При необходимости инспектор ФНС может прийти и проверить пробитие чеков.

• Труднодоступные территории утверждаются региональными властями. Если у вас не работает интернет, это не делает территорию расположения вашего предприятия труднодоступной. Только включение в утвержденный перечень разрешает вообще не пробивать чеки, а выдавать вместо них другие документы со всеми необходимыми реквизитами. 

• Те, кто торгуют подакцизными товарами или через вендинговые автоматы в труднодоступных местах, всё равно должны использовать онлайн-кассу.

На разных режимах налогообложения

• От покупки кассового аппарата полностью освобождены, разве что, плательщики НПД, они же самозанятые. Но и они выдают чеки через личный кабинет на сайте налоговой или за них это делают сервисы. Но самозанятые — это не бизнес в полном смысле этого слова, им недоступны многие виды деятельности.

• Для бизнеса применение кассы в общем случае не зависит от режима налогообложения, не применять кассу они могут по другим обстоятельствам. Например, при некоторых видах деятельности на патентной системе налогообложения.

При расчетах между юрлицами и ИП

Если деньги в вашу компанию поступают только от юрлиц и ИП входящими платежками, можно работать без кассы. 

Ограниченное применение ККТ

Некоторые организации могут не проводить через кассу безналичные платежи от физлиц, которые те сделали через интернет-банк или банкомат по реквизитам. Вот список:

• ТСЖ и кооперативы, которые принимают членские взносы, а также оплаты за жилые помещения и коммунальные услуги.

• Организации, которые предоставляют образовательные услуги.

• Физкультурные и спортивные компании (фитнесы, спортивные секции, кружки).

• Дома и дворцы культуры, организующие досуговые мероприятия.

• Если человек принес наличные или расплатился картой, чек пробить все равно нужно.

• И всё это работает только для компаний, которые не продают товары, требующие маркировки. Даже единичная продажа маркированного товара обнуляет льготу по ККТ.

Применение ККТ предпринимателями на разных режимах

Систематизируем то, что уже изложили в статье, для более удобного понимания в зависимости от режима налогообложения, который использует индивидуальный предприниматель.

ИП на ПСН

Некоторые ИП на патенте освобождены от применения онлайн-касс. Вместо чеков бланки строгой отчетности выдают те, кто содержит одно или несколько предприятий:

1. Ателье.

2. Ремонт обуви.

3. Химчистка или прачечная.

4. Металлоремонт, ключевой сервис, изготовление госномеров и указателей.

5. Ремонт мебели.

6. Фотосалоны.

7. Предприятие по ремонту и реконструкции зданий, в том числе спортивных сооружений.

8. Монтаж, электромонтаж, сварка, сантехника.

9. Установка пластиковых окон для физлиц.

10. Работа со стеклом и зеркалами.

11. Дополнительное образование.

12. Деятельность сиделок и пансионатов.

13. Пункты приема вторсырья для переработки, сбор и переработка вторсырья.

14. Аренда или субаренда помещений и земли.

15. Народные промыслы.

16. Переработка сельхозпродукции, даров леса, рыбы на пищевые и непищевые продукты.

17. Ковроткачество и ремонт ковров.

18. Ювелирная мастерская по ремонту, чеканке, гравировке.

19. Студии звукозаписи и тиражирования.

20. Клининг для физлиц.

21. Дизайн-бюро, услуги художественного оформления.

22. Носильщики.

23. Туалеты за деньги.

24. Кейтеринг.

25. Склады, сушилки, морозилки — всё, что связано с реализацией сельскохозяйственной продукции, но не сама реализация.

26. Обслуживание производителей сельхозпродукции.

27. Благоустройство ландшафта.

28. Частная детективная деятельность с лицензией.

29. Экскурсии для туристов.

30. Проведение торжественных и увеселительных мероприятий.

31. Организация ритуального сопровождения.

32. Уличное патрулирование и охрана.

33. Забой и транспортировка скота.

34. Кожевенное производство.

35. Сбор даров леса и их заготовка.

36. Консервация фруктов и овощей.

37. Услуги в области растениеводства.

38. Пекарня.

39. Лесоводство и прочая лесная деятельность.

40. Переводческое бюро.

41. Уход за пенсионерами и инвалидами.

42. Производство каменных памятников.

43. Разработка ПО и веб-сайтов.

44. Услуги в области животноводства.

45. Мельница.

46. Уход за домашними животными.

47. Гончарная или бондарная мастерская для физлиц.

48. Производство валенок.

49. Выпуск сельскохозяйственного инвентаря для населения из материалов заказчиков.

50. Гравировщик для физлиц.

51. Мастерская по изготовлению и ремонту деревянных лодок.

52. Ремонт игрушек.

53. Восстановление спортивного и туристического инвентаря.

54. Вспашка огородов и заготовка дров по заказам населения.

55. Очковый сервис — только сборка и ремонт.

56. Оперативная полиграфия.

57. Переплетная мастерская.

58. Ремонт сифонов и автосифонов, а также заправка газовых баллонов для их функционирования.

ИП на УСН и ОСН

Применение онлайн-кассы обязательно, когда дело касается наличных денег. К наличным относятся и безналичные в обывательском понимании способы расчета: онлайн-оплаты, оплаты пластиковой картой или электронным кошельком. При этом статус плательщика: юрлицо, ИП, физическое лицо — роли не играет.

А вот выбивать чеки для безналичных банковских переводов по платежным поручениям, конечно же, не нужно.

ИП на ЕСХН

Спецрежим налогообложения «Единый сельскохозяйственный налог» подразумевает некоторые льготы по налогам, но не влияет на порядок применения фискальных регистраторов. Всё, что написано выше, применимо к ИП на ЕСХН на все 100%.

ИП на НПД

То, что индивидуальный предприниматель начинает работать как самозанятый, не освобождает его от обязанности выдавать чеки. Но делает он это не с помощью ККТ, а в приложении «Мой налог» или в личном кабинете на сайте налоговой.

Применение онлайн-касс юрлицами

В общем случае при всех наличных или приравненных к ним платежам (онлайн-покупка, личная или бизнесовая пластиковая карта, электронный кошелёк) пробитие чека является обязательным. Все исключения перечислены выше. 

Входящие банковские переводы по платёжным поручениям, если они пришли от юрлица или ИП, проводить через онлайн-кассу не нужно.

ККТ при безналичных расчетах

Совершенно неважно, как пришли деньги в компанию — на расчетный счет или наличными в кассу, чек должен быть зарегистрирован, а информация по нему автоматически отправлена в налоговую. Все исключения из этого правила перечислены выше. Напомним главное из них: безналичные расчёты между юрлицами или ИП с помощью платежных поручений.

Онлайн-касса для самозанятых

Напомним. Пользователи режима «Налог на профессиональный доход» (самозанятые) освобождены от работы с ККТ. Они подтверждают оплаты чеками из приложения «Мой налог».

Онлайн-касса, если покупатель – самозанятый

Самозанятость – это специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход». Им пользуются как простые физики, так и индивидуальные предприниматели. И именно от их статуса зависит, нужна ли онлайн-касса.

Если покупку оплачивает физлицо без статуса ИП – наличными или через терминал – ККТ нужна, как и с обычными людьми без самозанятости.

Когда субъект НПД – индивидуальный предприниматель, всё зависит от способа платежа. Перечисляет деньги с бизнес-карты, через терминал или отдает наличными — нужно выдать бумажный или электронный чек. Рассчитывается по платежному поручению — касса не нужна. Такие платежи не требуют чеков, как при любом банковском переводе от одного ИП или юрлица другому.

Владельцы интернет-магазинов

Если через интернет-магазин реализует плоды своего труда самозанятый, то он выдаёт чеки в общем порядке через личный кабинет или «Мой налог». Онлайн-касса в этом случае не нужна. Напомним: самозанятый не может торговать закупленными товарами, только своими.

Интернет-магазин или маркетплейс для налоговой ничем не отличается от, например, гипермаркета в Москве или сельского магазина в деревне Скобелевка Пермского муниципального округа. На любую покупку, кроме оплаченной платёжкой от ИП или юрлица, онлайн-магазин должен выдать чек.

Есть метод избежать самостоятельной покупки, регистрации и применения онлайн-кассы — работа через платежного интегратора — ЮKassa, Робокасса и т.д.

Напомним: при размещении товара на маркетплейсе обязанность выдавать чеки условный Вайлдберриз или Озон берет на себя. То же касается и торговли через Почту России. Главное и основное отличие от общего алгоритма: покупатель платит не предпринимателю, а маркетплейсу или почте, они и выдают чек. И берут за это свой процент.

Как налоговая узнает, что бизнес работает без кассы

Наиболее распространенный способ – контрольная закупка. Сотрудник налоговой приходит в магазин под видом обычного клиента, выбирает товар и… ждет, выдадите ли вы ему чек, чтобы проверить наличие онлайн-кассы. Если ее нет, он составит протокол и назначит штраф.

С 1 марта 2022 года плановые проверки онлайн-касс отменили. Теперь налоговики придут к вам без предупреждения по месту регистрации ККТ. В интернете пишут, что смогут проверять даже в квартирах и домах, но на практике мы с такими визитами еще не сталкивались.

Среди других способов – аналитика. Если вы работаете без расчетного счета, без кассы, но в годовой декларации отражаете доходы, возникают вопросы. ФНС может также проверить эквайринг, у них есть доступ к данным из банков. Безналичные платежи картами и электронными кошельками приходят, а кассы нет — вот и попались. Как только у инспектора появятся подозрения – он обязательно запросит пояснение.

Конечно, у ФНС не хватит ресурсов, чтобы проверить всех, кому нужно ставить онлайн-кассы. Но не надейтесь, что вас контроль не коснется. Даже простой покупатель может пожаловаться в Роспотребнадзор или ФНС, что ему не выдали чек. Так что соблюдайте закон и живите спокойно – без штрафов и нервотрепок из-за проверок.

Штрафы за работу без онлайн-кассы

Важно вовремя пробить чек коррекции или возврата. То же касается и работы без кассы — если технический сбой устранён, просто зарегистрируйте все продажи до закрытия смены на ККТ.

ККТ, бывает, ломается. А иногда бизнесмены и не знают, что должны работать с фискальным регистратором – чаще всего, принимая безналичные платежи от физических лиц. Что будет, если работать без ККТ? К сожалению, это штраф, причем настолько большой, что может подорвать платежеспособность и поставить под угрозу существование бизнеса. Есть и приятная новость: в конце марта Правительство РФ снизило административную нагрузку на предпринимателей. Теперь за первое нарушение с онлайн-кассой не оштрафуют, а вынесут предупреждение.

Оштрафовать могут не только за работу без ККТ, но и за неверно пробитый чек. Если кассир сам обнаружил свою ошибку и вовремя ее исправил, штраф можно не платить согласно Примечанию к ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях. 

Комментарий эксперта

Татьяна Алгасова

Ведущий бухгалтер Профдело, бухгалтерский консультант

У одного нашего клиента появилась проблема: перестал пробиваться чек при удержании из зарплаты сотрудника стоимости проданного ему имущества. Кассовый аппарат выдает ошибку «Неверно указан параметр 2». Уже и в техподдержку 1С обращались, и прошивку обновляли – не помогло. Даже в головной офис 1С запрос отправляли, но причину ошибки пока не нашли. Поэтому пока приняли решение не удерживать из зарплаты, а напрямую оплачивать покупку. Формально, эта ситуация может повлечь штраф.

Индивидуальных предпринимателей штрафуют на 25-50% от выручки, которая прошла «мимо кассы». Если налоговая докажет, что вы без чеков продали товаров на 200 тысяч рублей, придется заплатить в бюджет 50-100 тысяч.

Минимальный штраф для ИП – 10 000 рублей. Даже за маленькую продажу на 300-500 рублей без онлайн-кассы выпишут штраф на 10 тысяч. В таких условиях выгоднее соблюдать закон, нежели подвергать свое дело риску закрытия.

Для юрлиц все серьезнее. За работу без онлайн-кассы штрафуют на 75-100% от выручки, полученной без пробития чеков. Причем минимальный штраф – 30 000 рублей. Но есть и "поблажка": если ваше юрлицо относится к субъектам малого и среднего бизнеса, вас оштрафуют как индивидуальных предпринимателей. 

Есть и приятная новость — если ошибку нашли вы сами, а не налоговая, то есть механизм как ее исправить и не получить штраф. Об этом, да и вообще о том, как работать в онлайн-кассой, мы расскажем в нашей следующей статье.

Резюме

1. Касса нужна всем, кроме тех, кто работает с юрлицами и ИП по безналу.

2. Вместо аппарата можно заказать кассу в облаке или подключиться к сервису-агенту.

3. Если "косяк" обнаружить самим и вовремя исправить, то штрафа не будет.

4. За первое нарушение вынесут предупреждение.

5. За отсутствие чека во второй и следующие разы оштрафуют на суммы от 10 000р/30 000р до 100% от суммы платежа.

Планировать расходы на открытие бизнеса или привести бухгалтерию на действующем предприятии в порядок самостоятельно сложно. Владелец должен заниматься развитием компании и ее масштабированием, а не изучением запутанных законов по кассам. Вопросы учета, регистрации онлайн-кассы и формирования отчетов поручите профессионалам.