Когда нанимаете самозанятого, кажется, все просто: обсудили задачу, перевели деньги, разошлись. Но если вы юрлицо или ИП, такой подход может обернуться отказом в расходах, штрафами и блокировкой контрагентов при проверке. Налоговая внимательно следит за оформлением работы с самозанятыми, и чтобы все было чисто — нужно закрываться по правилам. В статье разбираем, какие документы обязательны, как их правильно оформить и в каком виде отправлять. А еще — прикладываем актуальные шаблоны счета, акта и договора, которые можно сразу использовать в работе.
Оглавление:
- Какие документы обязан предоставить самозанятый
- В каком виде предоставляются документы
- Дополнительные документы по запросу заказчика
- Как правильно оформить документы
- Нюансы и подводные камни
- Чек-лист: как принять документы от самозанятого без рисков
Какие документы обязан предоставить самозанятый
Обязательный минимум
Если самозанятый работает с юрлицами или ИП, одними устными договоренностями и переводом «по номеру телефона» не обойтись. Чтобы соблюсти формальности и избежать проблем с налоговой, нужно оформить базовый комплект документов.
Вот что обязательно нужно предоставить:
Чек из приложения «Мой налог». Это главный подтверждающий документ. Он должен быть оформлен сразу после оплаты (или в момент, предусмотренный договором). Без него юрлицо не сможет учесть расходы по сделке.
Акт выполненных работ или оказанных услуг. Он нужен, чтобы зафиксировать факт исполнения обязательств. Особенно если речь идет об услугах, а не о продаже товаров.
Счет. Формально он не обязателен, но часто запрашивается юрлицами для внутреннего учета и согласования платежей.
Этого набора достаточно, чтобы сделка была прозрачной и не вызвала вопросов у налоговой. Дальше можно расширять комплект, если этого требует заказчик или специфика услуг.
Дополнительные документы по согласованию
Иногда юридическое лицо может запрашивать у самозанятого не только стандартный комплект документов, но и дополнительные бумаги. Обычно это связано с внутренними регламентами или требованиями бухгалтерии контрагента. Например, могут попросить:
Договор оказания услуг — даже если вы не обязаны его оформлять по закону, юрлицу проще закрывать операцию, если документ есть.
Справку из «Мой налог» об актуальном статусе самозанятого.
Расширенное описание работ или подробный отчет — если услуга сложная, а процесс растянут во времени.
Паспортные данные или ИНН — когда это предусмотрено политикой безопасности контрагента.
Напоминаем, что у сервиса “Мой налог” есть веб-версия, доступная через браузер.
Такой перечень должен быть озвучен заранее. Если юрлицо требует что-то сверх стандарта, уточняйте цель: иногда это просто «на всякий случай», а иногда без этого бухгалтерия не примет документы.
В каком виде предоставляются документы
Документы от самозанятого могут быть как бумажными, так и электронными — закон разрешает оба варианта, но важны нюансы. Большинство юридических лиц сегодня принимают электронные версии: PDF-файлы, подписанные простой электронной подписью, или чеки, выгруженные из приложения «Мой налог».
Однако перед отправкой важно уточнить у контрагента, какой формат ему удобен. Некоторые компании по-прежнему требуют оригиналы на бумаге с живой подписью — особенно, если речь о госконтрактах или крупных суммах. В таких случаях акт и счет распечатываются, подписываются вручную и передаются в офис или отправляются по почте.
В случае с электронными документами достаточно отправить PDF-файл с подписью и приложить чек. Главное — в них должны быть все обязательные реквизиты, а дата документа должна совпадать с датой оказания услуги или оплаты.
Дополнительные документы по запросу заказчика
Помимо обязательного минимума — чека, счета и акта — заказчик вправе запросить у самозанятого и другие документы. Это не прихоть, а элемент внутреннего контроля и бухгалтерского документооборота.
Вот что могут попросить дополнительно:
Копию паспорта. Часто требуется при первом сотрудничестве или если речь идет о крупных суммах.
Справку о статусе самозанятого. Получить ее можно в приложении «Мой налог» или на сайте ФНС. Это подтверждение того, что исполнитель действительно зарегистрирован в системе НПД.
Выписку из приложения «Мой налог». Нужна, чтобы убедиться, что все доходы оформляются официально, а налоги уплачиваются.
Договор об оказании услуг. Даже если это не обязательный документ по закону, юрлица чаще всего настаивают на его заключении — это подстраховка для обеих сторон.
Если клиент запрашивает что-то еще, лучше не спорить — проще предоставить. Особенно если это корпоративный заказчик, у которого все эти требования прописаны в регламентах.
Как правильно оформить документы
Чек
Чек — это главный и обязательный документ для самозанятого. Именно он подтверждает факт оплаты и является основанием для учета расходов у заказчика. Его отсутствие — прямой путь к проблемам: юрлицо не сможет обосновать затраты, а у самозанятого может возникнуть спор с налоговой.
Выдается чек через приложение «Мой налог» — либо на смартфоне, либо через веб-версию. По закону чек должен быть оформлен в момент получения оплаты или в срок, указанный в договоре. Обычно — сразу после поступления денег.
В чеке должны быть:
дата и сумма оплаты;
наименование услуги или товара;
ФИО самозанятого;
ИНН исполнителя;
QR-код, по которому налоговая может проверить подлинность чека.
Чек можно отправить клиенту в виде PDF-файла через email или мессенджер. Главное, чтобы он легко считывался и содержал все необходимые реквизиты. Если заказчик не получил чек, считается, что вы не подтвердили сделку. А значит, вся остальная бумажная волокита теряет смысл.
Акт выполненных работ или оказанных услуг
Акт — это второй по значимости документ после чека, особенно если речь идет об услугах. Именно он подтверждает, что работа выполнена, услуги оказаны, и заказчик с этим согласен. Для юридического лица это необходимое основание, чтобы закрыть операцию и списать средства.
Когда нужен:
при оказании любых услуг — от дизайна и маркетинга до уборки и ремонта;
когда услуга не является разовой (например, ведение соцсетей, курсы, сопровождение);
если вы хотите избежать споров по объему и качеству работ.
Что должно быть в акте:
наименование услуги (в разрезе, если их несколько);
период выполнения;
сумма (должна совпадать с суммой в чеке);
подписи сторон (если офлайн — от руки, если онлайн — с указанием фамилии и даты).
Акт можно составлять как в Word, так и в Excel — важно сохранить читаемость и структуру. Подписывать документ удобно электронной подписью или скан-копией с подписью. Главное — заранее согласовать формат с контрагентом.
У нас можно скачать , уже адаптированный под работу с юрлицами.
Счет на оплату от самозанятого
Счет — не обязательный документ по закону, но на практике юридические лица просят его чаще всего. Особенно когда речь идет о безналичной оплате. Это удобно для бухгалтерии: счет используется для внутреннего согласования, оформления заявки на платеж и подтверждения оснований для перевода средств.
Когда нужен счет:
если оплата будет производиться банковским переводом;
если компания-заказчик требует стандартный комплект закрывающих документов;
если вы хотите заранее согласовать сумму и содержание работ.
Что указывать в счете:
реквизиты самозанятого (ФИО, ИНН, банк, счет);
реквизиты заказчика (если известны);
наименование услуги;
количество, цена и итоговая сумма;
дата выставления счета и срок оплаты;
назначение платежа (например, "оплата за услуги согласно договору от...").
Даже если счет не требует подписи, желательно указать внизу ФИО и контактные данные исполнителя — это упрощает коммуникацию и делает документ более формальным. Иногда заказчик просит добавить QR-код или штамп — уточняйте, что требуется конкретно в вашем случае.
Чтобы не изобретать с нуля, , который подойдет для ИП и ООО. Мы уже включили туда все нужное — остается только вписать данные.
Договор
Несмотря на то, что самозанятые по закону могут работать без договора (достаточно чека из «Мой налог»), на практике без этого документа редко обходится хоть одна сделка с юридическим лицом. Особенно если речь идет о регулярных или долгосрочных услугах.
Договор фиксирует условия: сроки, цену, порядок оплаты, состав работ. Это удобно обеим сторонам: юрлицу — для бухгалтерии и внутреннего контроля, самозанятому — как защита, если возникнут споры.
В отличие от классического трудового или гражданско-правового договора, договор с самозанятым не требует уплаты страховых взносов и не создает трудовых отношений. Главное — правильно указать в тексте, что исполнитель работает в режиме НПД и самостоятельно уплачивает налог.
На что обратить внимание в договоре:
четкое указание на статус самозанятого и отсутствие трудовых отношений;
ссылка на статью ;
ответственность сторон;
порядок приема работ (например, через акт);
возможность расторжения;
порядок оплаты (по чеку, после подписания акта и т.п.).
Мы подготовили , который можно использовать как основу. Вы можете скачать его в Word-формате, адаптировать под свою задачу и быть уверенными, что все правовые нюансы учтены.
Многие до сих пор работают вручную, пока конкуренты уже автоматизировали все — от чеков до актов. Мы собрали 5 трендов автоматизации, которые действительно работают.
ЧитатьНюансы и подводные камни
Если юрлицо требует живую подпись
С точки зрения закона, электронные документы от самозанятого — абсолютно приемлемый формат. Чек из приложения «Мой налог» с QR-кодом имеет ту же юридическую силу, что и бумажный кассовый чек, а акты и счета, подписанные простой электронной подписью (например, в PDF с факсимиле), признаются допустимыми при документообороте. Об этом прямо говорится в федеральном законе от 6 апреля 2011 года и письмах ФНС.
Но на практике все сложнее.
Большинство заказчиков (особенно госсектор, крупные корпорации или бухгалтерия с «олдовой» моделью) продолжают требовать бумажные документы с собственноручной подписью. Причины у всех разные: от внутреннего регламента до банальной привычки «держать бумагу в архиве».
Что важно знать:
Закон не обязывает самозанятого оформлять документы на бумаге. Электронные версии — это норма.
Однако налоговое и бухгалтерское подтверждение расходов — забота заказчика. Если его регламент требует живой подписи, он вправе об этом попросить.
Самозанятый может отказаться, но в этом случае юрлицо, скорее всего, не примет документы и не оплатит услугу.
Рекомендации:
Всегда заранее уточняйте у клиента, в каком виде он принимает документы.
Это можно прописать в договоре или письме.
Если живая подпись все-таки нужна:
распечатайте акт и счет;
подпишите от руки;
отправьте скан на почту (для контроля сроков);
передайте оригинал лично или отправьте почтой.
Если клиенту нужна электронная подпись с квалифицированным сертификатом (КЭП) — заранее уточните, примет ли он простую подпись (файл PDF с подписью) или потребуется ЭЦП.
Из практики:
По муниципальным контрактам почти всегда требуют бумажные оригиналы.
Часто приходится дублировать: чек и акт в электронном виде — для скорости, затем оригиналы — для архива.
Вывод: закон разрешает электронные документы, но если юрлицо требует бумагу, это не прихоть, а реалии их учетной политики. Лучше не спорить, а предусмотреть этот момент на этапе обсуждения условий. Это сэкономит вам нервы и не сорвет оплату.
Если самозанятый не выдал чек
Невыдача чека — одна из самых частых и критичных ошибок при взаимодействии с заказчиком. Особенно если речь идет о сделках с юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.
Чек из приложения «Мой налог» — это единственный документ, который подтверждает доход самозанятого и факт уплаты налога. Без него:
у заказчика не будет доказательства расхода, который можно учесть при расчете налога на прибыль или УСН;
у налоговой появятся вопросы, если деньги ушли, а фискальный след отсутствует;
у самого самозанятого может быть доначислен налог и штраф.
Что говорит закон:
Согласно пункту 1 статьи 14 Федерального закона № 422-ФЗ от 27.11.2018, самозанятый обязан сформировать чек в момент расчета (при получении оплаты) либо не позднее установленного договором срока. Нарушение этого требования влечет административную ответственность:
штраф до 10 000 рублей — при разовом нарушении ();
при систематических нарушениях возможно исключение из режима НПД и переход на налог на доходы физических лиц по стандартной шкале (13%–15%).
Что делать, если чек не выдан:
Немедленно сформировать чек с текущей датой и указанием даты получения оплаты в примечании. Да, это не идеально, но лучше поздно, чем никогда.
Предупредить заказчика, что чек отправлен с задержкой. Желательно с пояснением причин (например, сбой в приложении или забыли выдать).
Избегать повторений. При частых ошибках ФНС может трактовать поведение как умышленное занижение налоговой базы.
Последствия для юрлица:
если заказчик провел оплату, но чек не получил — расход не будет признан при налоговой проверке;
возможны претензии со стороны аудиторов и налоговиков при камеральной проверке.
Вывод: не выдали — значит, как бы и не получали оплату. Лучше включить себе напоминание, чем потом доказывать очевидное.
Если документы оформлены с ошибками
Ошибки в документах от самозанятого могут стоить не только времени и нервов, но и реальных денег. Для заказчика это риск того, что налоговая не признает расход. Для самого исполнителя — повод для блокировки платежа или отказа от дальнейшего сотрудничества.
Какие ошибки встречаются чаще всего:
Неверные реквизиты: ИНН, ФИО, адрес, наименование заказчика или банка.
Несоответствие данных в чеке и акте: разные суммы, даты, описание услуг.
Пропущенные обязательные реквизиты: например, отсутствие даты в акте или подписи в счете.
Неправильное указание статуса: если в документе самозанятый назван ИП или юрлицом, это уже формальное нарушение.
Что говорит закон:
Форма закрывающих документов не регулируется жестко, но они должны соответствовать требованиям :
содержать дату составления;
наименование документа;
сведения о сторонах;
описание операции
подписи сторон.
Если документ не соответствует этим критериям, он может быть признан недействительным для целей налогового и бухгалтерского учета.
Что делать, если нашли ошибку:
Исправить документ и переслать актуальную версию заказчику.
Если документ уже проведен — составить исправительный акт или корректировочный счет.
В случае с чеком — сформировать новый через приложение «Мой налог», указав корректные данные и сопроводив их комментарием.
Как избежать ошибок:
Использовать шаблоны документов, проверенные юристами или бухгалтерией.
Проверять все поля перед отправкой, особенно при ручном заполнении.
Настроить автоматические подстановки реквизитов в Excel или CRM-системе.
При первом заказе — согласовывать образцы с заказчиком.
Вывод: даже формальная ошибка может обернуться возвратом денег, конфликтом или штрафом. Не поленитесь перечитать документы перед отправкой, особенно при сотрудничестве с юрлицами и бюджетными учреждениями.
Можно ли обойтись без акта или счета
Формально в рамках работы по режиму налога на профессиональный доход (НПД), самозанятый обязан выдать только один обязательный документ — чек, сформированный в приложении «Мой налог». Именно он подтверждает факт оказания услуги или продажи товара и служит основанием для учета расходов у юридического лица или ИП.
Законодательная база:
пункт 2 статьи 14 Федерального закона № 422-ФЗ: самозанятый обязан выдавать чек клиенту после получения оплаты.
Письмо Минфина России от 21.10.2020 № 03-11-11/91835: акт выполненных работ может не оформляться, если самозанятый выдал чек, а в договоре нет требования составлять акт.
Однако на практике все сложнее.
Когда можно обойтись без акта:
Когда работа или услуга простая, единичная и не вызывает споров — например, разовая доставка, фотоуслуга или консультация.
Если договор с юрлицом прямо не требует подписания акта.
Когда чек был выдан сразу после оплаты, и в нем детально указана суть оказанной услуги.
Когда акт все-таки нужен:
Если услуга сложная или длительная — акт подтверждает, что результат достигнут.
Когда заказчик — бюджетное или крупное предприятие, где утвержден внутренний регламент документооборота.
При долгосрочном сотрудничестве, где каждую часть работы нужно фиксировать.
Если юридическое лицо хочет подстраховаться, особенно в случае спора или налоговой проверки.
То же самое относится и к счету: он не обязателен по закону, но часто запрашивается для оформления платежки, особенно если у заказчика много отделов и строгий внутренний контроль.
Лучше всегда уточнять у заказчика, какой комплект документов ему необходим, и заранее согласовывать формат: нужен ли акт, счет, справка, описание услуги и т. д.
Вывод: формально — можно, но в реальности — чаще нет. Лучше заранее отправить полный комплект документов, чем тратить время на доработку и пересылку, особенно если на кону деньги.
Чек-лист: как принять документы от самозанятого без рисков
Убедитесь, что исполнитель зарегистрирован в качестве самозанятого — запросите справку из «Мой налог» или проверьте ИНН на сайте ФНС.
Получите чек из — без него вы не сможете учесть расходы при налогообложении.
Проверьте наличие акта выполненных работ или оказанных услуг — это особенно важно, если услуга не разовая.
Если ваш внутренний регламент требует счета — запросите его заранее, даже если он формально не обязателен.
При необходимости подпишите договор — это поможет избежать спорных ситуаций и упростит документооборот.
Уточните, в каком виде передаются документы — электронно (PDF, ЭП) или на бумаге с подписью.
Проверьте корректность реквизитов, сумм, наименований работ и дат во всех документах.
Храните документы в архиве — чек, акт, счет и договор (если был) понадобятся при проверке или закрытии периода.
Не забывайте: только правильно оформленные документы дают право включать оплату самозанятому в расходы и подтверждают законность сделки.
Не хотите теряться в чеках, актах и договорах? Поможем оформить документы, рассчитать налоги и закрыть выплаты самозанятым без лишней бюрократии.
Подробнее об услуге