Смена названия ООО без визита в налоговую, онлайн: инструкция

Оглавление:

1. Как правильно выбрать название для ООО
• Что входит в состав названия
• Проверяем, свободно ли выбранное название для ООО
2. Готовим документы для переименования ООО
• Для компании с несколькими учредителями: оформляем протокол
• Для компании с одним владельцем: составляем решение
• Как оформить изменения в уставе
• Заполнение формы Р13014
3. Отправляем документы в налоговую
• 3 способа подачи
• Что будет дальше
4. Сообщите банку и партнерам, обновите документы
5. После смены названия ООО
• Чек-лист важных задач

Как правильно выбрать название для ООО

Название компании – это визитная карточка вашего бизнеса, которая будет записана в уставе и государственном реестре (ЕГРЮЛ). Перед сменой имени важно проверить, соответствует ли оно всем правилам.

Что входит в состав названия?

Обязательно укажите организационно-правовую форму и само название: "ООО"+ "Ваше название".

Могут ли быть иностранные слова? Да, но только написанные русскими буквами. 

1. Географические названия, например: Россия, Санкт-Петербург.

2. Названия государственных органов: нельзя называть компанию "ООО "Прокуратура"" или "ООО "Министерство"".

3. Названия зарубежных стран.

4. Слова, нарушающие нормы приличия и мораль.

Правильно выбранное название поможет избежать проблем при регистрации изменений и сэкономит ваше время.

Проверяем, свободно ли выбранное название для ООО

Важное требование – уникальность названия компании. Закон не позволяет двум компаниям из одной отрасли применять одинаковые или очень похожие названия.

Как проверить уникальность названия:

• Зайдите на официальный сайт Федеральной налоговой службы (ФНС).

• Найдите сервис поиска по компаниям.

• Введите в поисковую строку название, которое вы хотите использовать.

• Изучите результаты поиска.

Что делать с результатами:

Если вы обнаружили компанию с таким же или очень похожим названием в вашей сфере деятельности, лучше придумать новое название для вашего ООО.

Потратив несколько минут на проверку названия, вы избежите неприятных сюрпризов при подаче документов. Налоговая служба не даст зарегистрировать название, если оно не уникально, и вам придется начинать процесс заново.

Готовим документы для переименования ООО

Для компании с несколькими учредителями: оформляем протокол

Если у вашей компании несколько владельцев, проведите общее собрание. На нем вы обсудите смену названия и составите протокол.

Условия проведения собрания:

• На встрече должны присутствовать владельцы, которым суммарно принадлежит более 50% долей компании.

• За новое название должны проголосовать владельцы минимум 2/3 долей компании.

Что включить в протокол: дату и место собрания, список присутствующих, повестку дня (смена названия ООО), как проголосовали участники, принятое решение с точной формулировкой нового названия.

После собрания все присутствующие подписывают протокол согласно правилам, установленным в вашей компании.

Для компании с одним владельцем: составляем решение

Если вы единственный учредитель, просто составьте "Решение единственного участника".

В решении укажите дату принятия решения, ваши данные (ФИО, паспортные данные), суть решения (смена названия ООО), точную формулировку нового названия.

Документ достаточно просто подписать, не нужно заверять его у нотариуса.

Как оформить изменения в уставе 

Есть два способа оформления изменений в учредительных документах:

Вариант 1: Лист изменений

Это дополнение к существующему уставу. 

В нем вы напишете:

• Какие именно пункты устава меняются.

• Обе формулировки для каждого изменяемого пункта.

• Дату внесения изменений.

Этот вариант удобен, если название компании упоминается в уставе всего несколько раз.

Вариант 2: Следующая редакция устава

Если название вашей компании встречается в уставе часто, практичнее будет подготовить полностью следующую его редакцию. 

Не сшивайте документ перед подачей в налоговую – это сделают сотрудники регистрирующего органа.

При этом:

• Новая редакция полностью заменяет прежний устав.

• На первой странице обязательно укажите дату принятия и номер редакции.

• Внесите новое название во все нужные пункты.

Выбирайте наиболее удобный для вас вариант в зависимости от того, сколько раз название фигурирует в вашем уставе.

Заполнение формы Р13014

Чтобы официально уведомить Федеральную налоговую службу о смене названия, заполните заявление (Р13014). Сделайте это в течение недели после того как приняли решение. 

О чем нужно помнить, когда заполняете форму:

1. Выберите один способ заполнения – либо от руки, либо в печатном виде, но не смешивайте их. 

2. Если решили писать от руки, берите черную ручку. Фиолетовая или синяя тоже подойдут. Пишите только печатными буквами и размещайте каждую букву или цифру в своей клеточке. Обратите внимание: любая помарка может стать причиной отказа.

3. Чтобы заполнить на компьютере, нужно использовать только большие буквы и шрифт Courier New размером 18. В каждую ячейку вписывайте только один символ.

Нюанс: номер телефона указывайте, начиная с +7.

Отправляем документы в налоговую 

Итак, все документы готовы, теперь нужно передать их налоговикам. 

Список нужных бумаг:

Если подаете онлайн, госпошлина не нужна. Это существенная экономия и один из главных плюсов онлайн-подачи.

• Заявление (Р13014) – подтверждает смену названия.

• Лист изменений .

• Протокол общего собрания или единоличное решение участника.

Может потребоваться квитанция об оплате госпошлины (800 рублей), если подаете документы лично. 

Подать документы можно онлайн на официальном сайте ФНС России.

3 способа подачи

Выбирайте тот способ, который удобен именно вам.

Способ 1: Личное посещение

Лично принесите бумаги в налоговую или МФЦ.

Не забудьте получить расписку о приеме документов – это ваше доказательство того, что документы приняты.

Способ 2: Онлайн-подача

Самый удобный и выгодный способ: просто заходите на сайты ФНС или Госуслуг и загружаете документы.

Главные преимущества: экономия на госпошлине и поездках.

Способ 3: Через нотариуса

Если вы не можете подать документы для смены названия компании самостоятельно – ни лично, ни через интернет – есть еще один способ: обращение к нотариусу.

Процесс довольно простой. Вы приходите к нотариусу со всеми подготовленными документами и передаете их ему. Нотариус проверяет правильность оформления, заверяет документы своей электронной подписью и сам отправляет их в налоговую службу.

Главный минус этого способа – необходимость оплачивать услуги нотариуса. Это сделает процесс смены названия дороже, чем при самостоятельной подаче.

Что будет дальше

Итак, документы в налоговую отправлены, начинается процесс рассмотрения вашего заявления.

Налоговая служба проверит документы в течение рабочей недели. 

Если с документами все в порядке, вам придет электронный лист записи ЕГРЮЛ, в котором будет указано новое название вашей компании. Это официальное подтверждение того, что переименование прошло успешно.

Проверка документов на ошибки

Внимательно проверьте полученный лист записи. 

В случае ошибок:

• Если ошиблась налоговая – составьте заявление в свободном стиле и укажите на конкретную ошибку. 

• Если ошиблись вы – нужно еще раз отправить заявление Р13014, указав в качестве причины "исправление ошибок".

Быстрая реакция на ошибки поможет избежать проблем в будущем при работе с банками и контрагентами.

Сообщите банку и партнерам, обновите документы 

После регистрации нового названия в налоговой необходимо выполнить ряд действий, чтобы привести в порядок всю документацию.

1. Уведомите банк

Сделайте это как можно скорее. 

Для обновления данных в банке:

• Директор должен лично посетить банк, с паспортом.

• Возьмите с собой лист записи ЕГРЮЛ с новым названием.

• Подготовьте документ-основание.

Перед визитом позвоните в банк и уточните полный список необходимых документов.

2.  Проинформируйте партнеров

Сообщите всем контрагентам о произошедших изменениях:

• Отправьте уведомления по электронной почте.

• Разместите информацию на сайте компании.

• При необходимости перезаключите договоры или оформите дополнительные соглашения.

3.  Обновите печать и ЭЦП

Старая печать и электронная подпись становятся недействительными.

• Закажите новую печать.

• Получите новую электронную цифровую подпись.

4.  Внесите изменения во внутренние документы

Обновите все документы с названием компании:

• Оформите дополнительные соглашения к трудовым договорам.

• Внесите запись о переименовании в трудовые книжки работников.

• Обновите расписание.

• Измените перечень членов ООО.

• Обновите бланки.

5.  Переоформите лицензии и разрешения

Если у вашей компании есть лицензии на определенные виды деятельности, разрешения от государственных органов, сертификаты или аккредитации, их также необходимо переоформить на новое название.

После смены названия ООО

Чек-лист важных задач

1. Обновите данные в банке

• Возьмите паспорт и лист записи ЕГРЮЛ

• Запишитесь на визит в банк

• Подготовьте основание для смены названия

2. Сообщите партнерам о переменах

• Отправьте email-уведомления всем контрагентам

• Разместите новость на сайте компании

• Перезаключите договоры или оформите доп. соглашения

3. Закажите новую печать и ЭЦП

• Обратитесь в надежную компанию для изготовления печати

• Получите новую электронную подпись

4. Обновите внутренние документы

• Оформите доп. соглашения к трудовым договорам

• Внесите запись в трудовые книжки сотрудников

• Поменяйте названия в бланках и шаблонах

5. Переоформите разрешительные документы: лицензии, сертификаты, аккредитации