Акт сверки взаиморасчетов — это документ, оформляемый сторонами (например, поставщик и покупатель), в котором фиксируется текущее состояние взаимных обязательств за определенный период: суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, оплаты, авансы. Несмотря на распространенное использование, закон напрямую не устанавливает обязательность его оформления. Подписание акта не делает его первичным документом и не гарантирует правовую безусловность, однако акт приобретается значимостью в правоприменении благодаря практической пользе и судебному признанию.
Оглавление:- Когда и зачем составляют акт сверки
- Кто принимает участие и подписывает акт сверки
- Порядок оформления акта сверки и форма документа
- Что делать при разногласиях
- Судебное значение акта сверки: подтверждение долга или нет
- Может ли акт сверки прервать срок исковой давности
- Использование в налоговом контроле
- Электронный документооборот: допустимо ли подписание акта без бумаги
- Что делать, если контрагент не подписывает акт сверки
- Итого: зачем нужен акт сверки
Согласно акт сверки эффективен при инвентаризации расчетов, обязательной перед составлением годовой отчетности.
Нормы ст. 309 и ст. 421 ГК РФ требуют исполнения обязательств по условиям договора, что косвенно оправдывает использование актов проверки взаимных расчетов.
Однако акт сверки не относится к первичным бухгалтерским документам (). Тем не менее он считается производным документом, ценным доказательством в случае спора и апелляционная практика подтверждает вес таких актов, включая постановление Пленума ВС РФ № 43 от 29.09.2015.
Акт сверки позволяет сторонам зафиксировать текущее состояние взаимоотношений в рамках периода, например, месяца, квартала или года, и при наличии подписей — подтверждает оплату, долг или отсутствие задолженности. Даже при равенстве сумм, согласованное сальдо имеет для компании значение юридического обеления.
Когда и зачем составляют акт сверки
Акт сверки применяется в следующих случаях:
Во время годовой инвентаризации, когда организации обязаны сверять сведения бухучета с фактическими данными — включая расчеты с контрагентами.
При ежеквартальной сверке, если речь идет о компаниях на общей системе или при создании резервов под сомнительные долги — особое значение имеют требуемые сроки в налоговом учете.
При расчете срока исковой давности: согласно , подписание акта сверки уполномоченным лицом прерывает течение срока, который затем начинается заново, следуя , также подтверждено п. 20 Постановления Пленума ВС РФ № 43.
В рамках выполнения должной осмотрительности перед сделками по ст. 54.1 НК РФ (при работе с налоговыми органами), особенно перед крупными платежами, следуя приказу НК РФ, ст. 54.1.
Пример: компания «Альфа» поставила товар в 2020 году, но оплата не поступила. В 2023 году стороны подписали акт сверки с указанием задолженности. Это дало «Альфе» еще три года на подачу иска — с момента подписания, а не от даты поставки. Суд признал акт достаточным основанием для прерывания срока.
Таким образом, акт сверки является не столько формальной необходимостью, сколько инструментом управления рисками: бухгалтерских, налоговых и судебных.
Кто принимает участие и подписывает акт сверки
Инициировать подготовку акта могут обе стороны расчетных отношений — юридическое лицо или ИП. Документ составляют сотрудники, уполномоченные на ведение бухучета (например, бухгалтер).
Право подписи имеют:
Руководитель организации (или сам ИП);
Уполномоченные лица на основании доверенности — при этом доверенность должна быть оформлена корректно, иначе подпись не создает юридические последствия.
Арбитражная практика показывает, что даже действительный акт сверки может быть признан недействительным, если подписан неподобающим лицом — например, главным бухгалтером без доверенности. В одном из дел суд отказал в признании акта, поскольку подписавшее лицо не имело полномочий, и компания упустила возможность прерывать срок исковой давности.
Порядок оформления акта сверки и форма документа
С точки зрения законодательства, четко установленной формы акта сверки не существует — он оформляется произвольно, но рекомендуется разработать форму и закрепить ее в учетной политике организации. При необходимости могут использоваться формы из «1С» или ЭДО.
Шапка: наименование документа, дата, период, участники (наименования, ИНН/ОГРН), информация о договоре.
Табличная часть: колонны с реквизитами операций, номер, дата, основание (ссылка на накладную, платеж, акт), суммы дебета и кредита, сальдо.
Возможны отдельные блоки по каждой сделке или договору, зеркальная таблица участников.
Подписи сторон и дата. Печать не обязательна, но допускается по взаимному соглашению.
Для электронного акта возможна отправка через ЭДО с использованием квалифицированной электронной подписи — Приказ ФНС от 13.05.2022 № ЕД‑7‑26/405 регламентирует форматы и требования ЭДО‑форматов документа.
Бухгалтерия — это не только про цифры, но и про стратегию. Разбираем, как предприниматели объединяются в мастермайнды, чтобы обмениваться опытом и находить решения для сложных бизнес-задач.
Что делать при разногласиях
Если после получения контрагент обнаруживает несоответствия — возможен следующий алгоритм:
Контрагент в течение договора может отказаться от подписания, направив акт с разногласиями или протокол разногласий.
Оригинатор уведомляет об этом и предлагает новый акт с исправленными данными.
Подписание сторонами нового акта запускает те же юридические последствия — подтверждение обязательства или обнуление задолженности.
В судебной практике это закреплено: сам по себе акт сверки не гарантирует правомерность расчета, но при наличии первичной документации (накладных, договоров, платежей) и подтверждении сторонами — он становится существенным доказательством.
Судебное значение акта сверки: подтверждение долга или нет?
Акт сверки сам по себе не признается безусловным подтверждением долга. Он считается дополнительным доказательством, которое может подтвердить наличие обязательства, если:
расчеты в акте подтверждены первичными документами (счета, накладные, акты, платежи);
акт подписан обеими сторонами, а контрагент не оспаривает данные в разумный срок;
сторона не направила протокол разногласий или иное возражение.
Суды, как правило, ориентируются на совокупность доказательств. Например, в Постановлении Арбитражного суда Московского округа по делу № А40-167357/22-80-1215 акт сверки, подкрепленный платежками и договорами, стал основанием для удовлетворения иска.
Однако, если акт подписан формально, без изучения, или составлен задним числом — суд может отказать в признании долга. Особенно важно, чтобы документ подписало уполномоченное лицо. Если акт подписал менеджер, а не директор и не по доверенности, велика вероятность отказа.
Может ли акт сверки прервать срок исковой давности?
Да. Согласно ст. 203 ГК РФ, течение срока исковой давности прерывается, если должник признал долг. Подписание акта сверки — форма такого признания, при условии, что:
подпись стоит от имени должника;
акт составлен на момент действия договора;
не истек срок исковой давности на дату подписания.
Пример из судебной практики: в деле № А40-252302/20 суд признал, что акт сверки, подписанный ответчиком, прервал срок исковой давности, несмотря на то, что других документов о платеже не было.
Если акт подписан по доверенности, важно, чтобы полномочия включали право признания обязательств. Это — ключевая деталь.
Использование в налоговом контроле
Акты сверки играют роль и в налоговом контроле. Они подтверждают:
реальность сделок (в споре с налоговой по ст. 54.1 НК РФ);
отсутствие недобросовестности при формировании расходов и НДС;
исполнение обязательств с обеих сторон.
ФНС учитывает данные актов при камеральных проверках, но требует совпадения с проводками, первичкой, платежками. Сам по себе акт не подтверждает затрат, но в связке с остальными данными он становится серьезным доказательством.
Электронный документооборот: допустимо ли подписание акта без бумаги?
Да. Если обе стороны подключены к ЭДО и используют усиленные квалифицированные ЭЦП, акт сверки можно оформлять и подписывать в электронном виде.
Приказ ФНС № ЕД‑7‑26/405@ разрешает использовать электронные формы, включая акт сверки.
Закон признает электронную подпись юридически равнозначной обычной подписи на бумаге.
Формат .xml, .pdf или .zip не имеет значения, если соблюдены правила подписания и хранения. В случае суда такие документы приобщаются как обычные, если есть подтверждение получения второй стороной и подписи обеих участников.
Что делать, если контрагент не подписывает акт сверки
Отказ подписать акт — не катастрофа. Важно:
сохранить доказательства направления: письмо, e-mail, уведомление;
направить письмо с просьбой пояснить разногласия;
вести параллельно переписку, где контрагент может косвенно признать долг — это тоже будет учитываться в суде.
Акт можно подписать в одностороннем порядке и приложить к иску. Это не станет безусловным признанием долга, но даст суду ориентир. Особенно, если акт составлен на основе договорных обязательств и не вызывает логических противоречий.
Итого: зачем нужен акт сверки
Он не обязателен по закону, но полезен: снижает споры, позволяет вовремя фиксировать обязательства, защищает компанию.
Может прервать срок исковой давности — если подписан вовремя и надлежащим лицом.
Используется в судах, налоговых проверках и при инвентаризации.
Подходит для электронного документооборота и допускается к использованию как доказательство.
Акт сверки — это не только бухгалтерская формальность, но и реальный юридический инструмент, если подойти к его составлению ответственно.
Нужна помощь в анализе расчетов или проверке подписанных актов? Проведем консультацию: разберем документы и поможем избежать налоговых и судебных рисков.