Оглавление:
- Суть понятия
- Объекты проверки
- Виды инвентаризации
- Сроки проведения инвентаризации
- Кому обязательно проводить инвентаризацию
- Ответственные лица
- Пошаговое руководство по проведению инвентаризации
- Разные способы проверки
- Два экземпляра
- Правила исправлений
- Согласование правок
- Неожиданные находки — излишки
- Недостачи и излишки
- Как решать проблемы с расхождениями при инвентаризации
- Учет человеческого фактора
- Как автоматизировать процесс
Суть понятия
Сцена инвентаризации основных средств наглядно показана в фильме «Служебный роман» — в кабинет директора заходит комиссия и отмечает в списке — книгу держит герой Буркова — наличие вазы, калькулятора, стульев.
Зачем это делают? Чтобы понять, все ли на месте, нет ли недостачи или, наоборот, лишнего. Это помогает держать бизнес в порядке.
Конечно, инвентаризация – дело хлопотное. Нужно выделить время, возможно, заплатить сотрудникам за дополнительную работу. Если у вас магазин, то в это время он не работает, что тоже не очень удобно. Поэтому многие проводят инвентаризацию ночью или в выходные.
Если вы владелец небольшого бизнеса, вам, скорее всего, придется самому быть и директором, и бухгалтером, и ответственным за товар. Поэтому важно знать, как правильно провести инвентаризацию и что делать с ее результатами.
Помните, инвентаризация – это не просто скучная обязанность. Это возможность навести порядок в своем бизнесе и быть уверенным, что все под контролем.
Объекты проверки
Представьте, что вы делаете ревизию всего своего имущества – от мелочей до крупных вещей.
При инвентаризации проверяют буквально все, что есть у компании:
Основные средства – это как мебель и техника в вашем доме.
Материальные запасы – все, что используется для работы — канцтовары, моющие средства, бензин в баке служебного автомобиля.
Товары – то, что компания продает.
Нематериальные активы – например, авторские права или бренд компании.
Деньги – как наличные, так и на счетах в банке.
Ценные бумаги – акции, облигации и прочее.
Долги компании – кому и сколько она должна.
Долги компании – кто и сколько должен ей.
Даже бланки строгой отчетности (например, чековые книжки) подлежат проверке.
При ревизии финансовых обязательств проверяют все документы – договоры о кредитах, займах и так далее.
Виды инвентаризации
Вид проводимой инвентаризации зависит от поставленных целей и задач, а также обстоятельств — поэтому есть несколько классификаций.
Вид инвентаризации | Описание | Контекст проведения |
|---|---|---|
Обстоятельства | ||
Плановая | Регулярная проверка имущества по утвержденному графику. Обеспечивает контроль за сохранностью имущества и точностью данных учета. | Проводится ежегодно перед составлением отчетности. |
Внеплановая | Проверка, проводимая вне планового графика. | Обнаружены хищения, утрата имущества, стихийные бедствия, смена материально-ответственных лиц (МОЛ). |
Повторная | Дополнительная проверка, проводимая в случае сомнений в результатах предыдущей инвентаризации. | Расхождения в данных, подозрения в хищениях. |
Контрольная | Проверка, проводимая для подтверждения точности результатов предыдущей инвентаризации. | Обычно проводится после внеплановых или повторных инвентаризаций. |
Объем | ||
Полная | Охватывает все имущество организации. Требует значительных ресурсов и времени. | Перед составлением годовой отчетности, при смене руководства, перед продажей или передачей имущества. |
Частичная | Охватывает часть имущества. Может проводиться по отдельным подразделениям, видам имущества или материально ответственным лицам. | Для оперативного контроля, при выявлении недостатков в определенных областях. |
Масштаб | ||
Сплошная | Детальная проверка каждого объекта имущества. | При необходимости точной оценки стоимости имущества, при подготовке к продаже или передаче имущества. |
Выборочная | Проверка ограниченного круга объектов имущества. | Для предварительной оценки состояния имущества, при выявлении подозрительных операций. |
Инициатор | ||
Обязательная | Проводится в соответствии с законодательством и внутренними документами организации. | Законодательные требования, внутренние приказы. |
Инициативная | Проводится по решению руководства организации. | Потребность в дополнительном контроле, выявление проблемных участков. |
Метод | ||
Натуральная | Физический подсчет и проверка состояния имущества. | Для определения фактического наличия и состояния имущества. |
Документальная | Проверка данных в документах (инвентарные карточки, акты приема–передачи и т.д.). | Для подтверждения данных о составе и стоимости имущества. |
Помните, что выбор вида инвентаризации зависит от того, что вам нужно проверить и зачем. Каждый вид служит своей цели, помогая держать бизнес под контролем. Виды могут комбинироваться — например «Плановая обязательная сплошная натуральная» или «Инициативная внеплановая выборочная документальная»
Сроки проведения инвентаризации
Представьте, что инвентаризация – это как регулярный осмотр вашей машины. Вы же не ждете, пока она сломается, верно? Так же и с бизнесом.
В России есть правила, установленные . Они говорят нам, когда нужно проводить чек-ап бизнеса.
Инвентаризация – ваш инструмент контроля. Используйте его мудро, и он поможет вам держать бизнес в порядке.
Магазины и склады обычно инвентаризируют каждый месяц.
Инвентаризация – ваш инструмент контроля. Используйте его мудро, и он поможет вам держать бизнес в порядке.
Почему так часто? Это помогает следить за работой персонала и понимать, все ли в порядке с товаром.
Инвентаризация – это не просто обязаловка. Она помогает вам увидеть, насколько хорошо работают ваши сотрудники, найти испорченный товар или понять, почему что-то не продается.
Для основных средств (это крупное имущество компании) проверку нужно делать раз в три года. Это положение зафиксировано в ПБУ.
У руководителя компании есть право самому решать, когда, что и в каком объеме проверять. Он может определить:
Объект и масштаб инвентаризации.
Метод ее проведения.
Объем инвентаризации.
Но его решения не могут противоречить ПБУ.
Кому обязательно проводить инвентаризацию
Итак, по закону, ежегодная инвентаризация обязательна для всех предприятий, без исключений. Это как ежегодная или в зависимости от пробега смена масла в автомобиле – нужно делать, хотите вы этого или нет.
Кроме предписанных законом случаев — ежегодно перед отчетом, — инвентаризацию проводят:
Когда вы сдаете, продаете или выкупаете имущество компании. Это как проверка квартиры перед сдачей в аренду.
Когда меняется материально ответственное лицо. Это как передача смены в магазине – нужно проверить, все ли на месте.
Если обнаружили кражу или порчу имущества. Тут все понятно – нужно оценить ущерб.
После стихийных бедствий, пожаров, аварий. Опять же, нужно понять, что уцелело, а что нет.
При реорганизации или закрытии компании. Это как генеральная уборка перед переездом или ремонтом.
В других случаях, которые предусмотрены законом. Да, законодатели любят оставлять себе пространство для маневра.
Помните, инвентаризация – не просто бюрократическая процедура. Это ваш инструмент контроля, который помогает держать руку на пульсе бизнеса. Используйте его с умом, и он поможет вам избежать многих проблем.
Ответственные лица
Давайте разберемся, кто такие материально ответственные лица и что это значит на практике.
Представьте, что компания – большой дом, а материально ответственные лица – те, кому доверили ключи от разных комнат. Они отвечают за сохранность всего, что находится в этих комнатах.
Кто же эти люди?
В основном, это:
Кассиры и контролеры – у них проверяют наличные.
Продавцы – у них проверяют товар в зоне торговли.
Кладовщики – с ними сверяют наличие и сохранность складских запасов.
Курьеры – отвечают за доставленные вещи и деньги, если предусмотрена оплата курьеру наличными.
Руководители и их заместители – в пределах своих компетенций.
Директоры, заведующие, администраторы – предъявляют то, что за ними закреплено. И это не просто директорское кресло, а, например, здание офиса, ценные бумаги в сейфе и кредитные обязательства — их тоже пересчитывают при инвентаризации.
Важно понимать, что ответственность — не просто слова. Она прописывается в трудовом договоре. Есть даже специальный документ от Министерства труда, где перечислены все, с кем можно заключать такие договоры.
Когда проводится инвентаризация (помните, мы говорили о ней как о проверке здоровья бизнеса?), эти люди обязательно участвуют в проверке того, за что они отвечают.
Перед началом проверки они расписываются на обложке инвентаризационной описи в том, что все документы о движении ценностей сданы в бухгалтерию, а все поступившие или выбывшие ценности правильно оформлены. Это как сказать: "Да, я все записал в дневник, можете проверять".
Пошаговое руководство по проведению инвентаризации
Все начинается с приказа директора. Он собирает команду для проверки – это как собрать друзей для большой уборки. В команду обычно входят те, кто отвечает за имущество, и бухгалтер, ответственный за его учет.
Проведение инвентаризации. Теперь начинается самое интересное – пересчет всего, что есть в магазине или на складе. Это как игра "найди и посчитай", только для взрослых. Все, что насчитали, записывают в специальный документ — инвентаризационную опись или ведомость инвентаризации.
Сверка результатов. Обычно делается оперативно — в ведомости уже указано, сколько должно числится по данным бухгалтерского учета. Если есть разница, ее нужно объяснить. Это как сверять чек из магазина с тем, что вы реально купили.
Подведение итогов. На этом этапе решают, что делать с результатами. Если чего-то не хватает, думают, за чей счет списать недостачи. Если выявлены излишки — то как их оприходовать. Директор издает приказ об утверждении результатов инвентаризации, после чего бухгалтер отражает их в своих регистрах.
Для каждого этапа есть специальные документы. Они имеют сложные названия, но не пугайтесь – это просто бумаги, которые помогают все правильно записать и ничего не упустить.
Инвентаризация – не страшно. Это просто способ убедиться, что в вашем бизнесе все на своих местах и в нужном количестве. Как регулярная уборка в доме – сначала может казаться сложной, но потом вы привыкнете и будете делать это почти автоматически.
Шаг 1
Представьте, что вы собираетесь устроить большую уборку в доме. Вот как это выглядит в мире бизнеса:
Объявление "уборки". Сначала босс (владелец или руководитель) пишет специальную бумагу – приказ. Это как объявление для всей семьи: "Ребята, сегодня мы наводим порядок!".
Сбор команды. Затем собирается команда "уборщиков". Обычно это начальники разных отделов. Иногда приглашают "профессиональных уборщиков" – аудиторов со стороны.
Правила для "хозяев комнат". Продавцы и кладовщики (те, кто отвечает за товар) не могут быть в команде "уборщиков", но должны быть рядом. Это как если бы вы убирали в комнате брата – он не убирает, но стоит рядом и отвечает на вопросы.
Элемент неожиданности. В магазинах и на складах эта "уборка" начинается внезапно. Представьте, что вы приходите домой, а вам говорят: "Surprise! Мы убираемся!"
Стоп–игра. После начала "уборки" нельзя ничего продавать или перемещать из того, что проверяют. Это как если бы во время уборки запретили пользоваться тем, что еще не убрано.
Разница между складом и магазином. Убрать склад сложнее, чем магазин. Это как разница между уборкой шкафа и уборкой всего дома.
Все вместе. Вся подготовка должна проходить при всей команде. Никаких тайных приготовлений!
План действий. Для больших магазинов можно нарисовать карту, где что лежит. Это как план уборки для всего дома – чтобы ничего не забыть.
Шаг 2
Представьте, что вы проверяете содержимое своего холодильника. Вот как это выглядит в мире бизнеса.
Все, что нашли, записывают в специальный документ (форма ИНВ–3). Это похоже на список всего, что есть в холодильнике, с подробным описанием каждого продукта.
Разные способы проверки
Иногда товары нужно не только посчитать, но и взвесить или измерить. Это как если бы вы не только считали яблоки, но и взвешивали муку. Инвентаризацию облегчают современные технологии — если в компании учет ведется в бухгалтерской программе, а имущество промаркировано, проверка проходит значительно быстрее. . Наверняка вы видели, как это делают в магазинах с помощью мобильных устройств — терминалов сбора данных.
Два экземпляра
Список того, что нашли, делают в двух копиях. Одну отдают бухгалтеру, другую – проверяемому.
Правила исправлений
Сличительная ведомость — бухгалтерский документ и все исправления в него вносятся по установленным правилам — никаких штриховок, зачеркивание одной чертой, положительные числа вписываются синей или черной ручкой, отрицательные — красной. Если “синее” число обведено в кружок — это отрицательное число. Знак “минус” — самый последний вариант записи отрицательных чисел у опытных бухгалтеров, потому что его легко превратить в “плюс”.
Согласование правок
Все исправления в ведомостях инвентаризации должны быть согласованы со всеми участниками проверки, за каждое исправление расписываются все члены комиссии — это гарантия корректности оформления и информированности участников проверки.
Неожиданные находки — излишки
Если нашли что-то, чего не должно быть по документам, это тоже записывают. Это как найти в холодильнике продукт, который вы не покупали — например, домашние консервы от мамы или бабушки.
Этот процесс может казаться сложным, но на самом деле это просто способ убедиться, что в вашем "бизнес–холодильнике" все на месте, свежее и в нужном количестве. Главное – быть внимательным и аккуратным!
Шаг 3
Представьте, что вы сверяете список покупок с тем, что реально купили. Вот как это выглядит в бизнесе:
Передача результатов. После подсчета все бумаги отдают бухгалтеру. Если бухгалтера нет, этим занимается сам директор. Это как отдать список продуктов из холодильника тому, кто в семье чаще всех готовит.
Сверка данных. Бухгалтер (или директор) сравнивает то, что насчитали, с тем, что должно быть по документам. Это как сравнить чек из магазина с вашим списком покупок.
Фиксация расхождений. Если что-то не сходится, это записывают в специальный документ (форма ИНВ–19). Это как отметить в списке, что одно яйцо в кассете разбилось и вытекло, когда вы несли покупки.
Особые случаи.
Оформление документов. Для каждого особого случая заполняется свой документ.
Списание товаров. Если что-то испортилось и нельзя продать, это тоже записывают. Делают три копии такого документа – для разных людей в компании. Это как сообщить всем членам семьи, что тот самый творог пропал и его нужно выбросить.
Подписи. Все документы по инвентаризации должны подписать все участники проверки. Это как попросить всех членов семьи подтвердить, что они согласны с тем, что написано в списке.
Имущество в пути — вы отправили посылку родственникам, но она еще едет.
Ответственное хранение — когда ваш обогреватель стоит в папином гараже до зимы. И вы отмечаете, что он есть, новый не нужен.
Порча — когда у творога в холодильнике закончился срок годности и его теперь можно только выбросить.
Хотя этот процесс может казаться бюрократическим, на самом деле это просто способ убедиться, что все в курсе, что происходит с товарами в компании. Это помогает избежать недоразумений и держать все под контролем.
Шаг 4
Представьте, что вы завершаете большую уборку в доме.
Вот как это выглядит в мире бизнеса:
Подведение итогов. Когда все посчитано и сверено, босс (руководитель) пишет специальный приказ. Это как объявление для всей семьи: "Уборка закончена, вот что мы обнаружили".
Решение проблем. Если что-то пропало или испортилось, теперь можно решать, что с этим делать. Может быть, кто-то должен за это ответить. Это как решить, кто будет покупать новую вазу взамен разбитой.
Запись в "семейный бюджет". Все изменения записывают в бухгалтерские книги. Это как обновить список вещей в доме после уборки.
Итоговый документ. Бухгалтер (или тот, кто за это отвечает) заполняет специальный документ (форма ИНВ–26).
что нашли лишнего (как забытые вещи на антресолях);
чего не хватает (как пропавшие носки);
что испортилось (как творог с истекшим сроком годности);
что перепутали местами (думали, что тетради в клетку, а они в линию);
что пропало естественным образом (как испарившаяся вода в вазе с цветами);
сколько нужно возместить за пропажи.
Подписи. Этот документ подписывают все, кто участвовал в "уборке". Это гарантия того, что все члены семьи знают, что есть, что нужно и что выбросить.
Официальное завершение. После этого у владельца есть официальное право попросить возместить убытки, если что-то пропало или испортилось по чьей-то вине. Это как родительское право неделю не давать карманные деньги ребенку за рубашку, которую он испортил сознательно.
Финальный аккорд. На этом вся бумажная работа по инвентаризации завершена. Это как сказать: "Уборка закончена, можно отдыхать!".
В нем записывают все находки:
Помните, хотя этот процесс может казаться утомительным, он помогает держать бизнес в порядке. Это как регулярная ревизия — важно понимать, что у вас есть, а что нужно докупить.
Для бизнеса важны правильные рабочие отношения руководства с бухгалтерией. О том, почему директор боится бухгалтера и что с этим сделать, читайте в посте редактора Профдело Евгения Ма на VC — Как сделать главбуха своим соратником. Профилактика разложения коллектива
Недостачи и излишки
Когда вы проводите инвентаризацию, иногда обнаруживается, что чего-то больше или меньше, чем должно быть по документам. Это называется излишки и недостачи.
С излишками все просто (на самом деле нет) – их нужно добавить в учет. Надо еще понять, как получились излишки и нет ли недостачи там, откуда они взялись.
А вот с недостачами сложнее. Иногда их можно списать, например, на воровство покупателей или обычные ошибки в учете. Для этого есть специальные нормы.
Если недостача большая, за нее обычно отвечает тот, кто отвечал за товар – например, продавец или кладовщик. Им, скорее всего, придется возместить ущерб.
Есть еще такая штука как пересортица. Представьте, что у вас должно быть 6 пачек одного риса и 4 пачки другого, а на самом деле 3 одного и 7 другого. Вроде бы общее количество то же, но сорта перепутаны.
В случае пересортицы важно проверить, одинаковая ли цена у товаров. Если один дороже другого, разницу, скорее всего, придется возместить ответственному лицу.
Даже если из-за пересортицы компания не потеряла деньги, все равно нужно исправить ошибку в учете. Это важно для точности данных в будущем.
Помните, главная цель инвентаризации – не наказать кого–то, а убедиться, что учет соответствует реальности. Это помогает избежать проблем в будущем и лучше управлять бизнесом.
Как решать проблемы с расхождениями при инвентаризации
Когда обнаруживается, что чего-то не хватает:
Обычно за это отвечает сотрудник, который за это отвечал. Например, сумму ущерба из его зарплаты — но важно правильно все оформить, чтобы не было нарушений трудового законодательства.
Решение принимает босс. Часто небольшие недостачи просто списывают на расходы компании, особенно если они в пределах нормы. Небольшие расхождения – это нормально для любого бизнеса.
Когда находится лишнее:
Это тоже может быть проблемой, хотя и приятной.
Нужно понять, откуда взялись излишки, потому что они тоже вызывают путаницу в учете.
Обычно их просто добавляют к доходам компании.
Что запомнить:
Все результаты проверки, хорошие и плохие, нужно записать в отчеты.
Необходимо зафиксировать в документах фактическое наличие имущества или обязательств, чтобы не было расхождений между учетом и реальной жизнью.
Налоговая не может оштрафовать за то, что вы не провели инвентаризацию.
Но если они найдут ошибки в ваших данных, штраф может быть.
Главное – не паниковать, если найдутся расхождения. Это нормальная часть бизнеса. Важно честно все записать и разобраться, почему так получилось, чтобы в будущем было меньше ошибок.
Учет человеческого фактора
Зачем нужны регулярные проверки? Представьте, что инвентаризация – это как регулярный осмотр у врача для вашего бизнеса. Она помогает вовремя заметить, если кто-то из сотрудников ведет себя нечестно или просто делает ошибки. Ведь мы все люди, и ошибаться свойственно каждому.
Главная цель инвентаризации – не найти виноватых, а понять реальное положение дел в вашем бизнесе. Это поможет вам принимать правильные решения и развивать свое дело.
Как сделать проверку эффективной?
Не перегружайте сотрудников. Если вы просите кого-то из своих работников провести инвентаризацию, освободите его от обычных обязанностей. Это как попросить повара пересчитать все продукты на кухне – в это время он не сможет готовить.
Ищите правду, а не удобные цифры. Цель проверки – узнать реальное положение дел, а не получить красивый отчет. Это как взвешиваться – важен реальный вес, а не тот, который вам хотелось бы увидеть.
Как избежать махинаций? Иногда лучше пригласить кого-то со стороны для проведения инвентаризации. Это как попросить незнакомого человека посчитать ваши деньги – у него нет причин обманывать вас или себя.
Как автоматизировать процесс
Давайте поговорим о том, как современные технологии могут облегчить процесс инвентаризации.
Что дает автоматизация учета:
Всегда знаете, сколько товара должно быть у вас.
Легко увидеть разницу между тем, что есть на самом деле, и тем, что должно быть по документам.
Но есть проблема: когда вы проводите инвентаризацию, приходится останавливать работу магазина или склада. Это как закрыть кухню в ресторане – гости недовольны, вы теряете деньги. Поэтому важно сделать все быстро.
Как ускорить процесс? Используйте автоматический переучет.
Это работает так:
Вы связываете вашу учетную программу (например, МойСклад) со специальным сканером.
Вы маркируете не только товары, но и оборудование, мебель и прочие предметы штрихкодами, которые генерирует ваша учетная программа.
При проверке просто сканируете штрихкоды товаров и имущества.
Программа сама ищет расхождения и готовит все нужные документы.
Это помогает избежать ошибок и путаницы. Представьте, что вместо того, чтобы вручную считать все ложки и вилки в ресторане, вы просто проводите по ним специальным сканером, и компьютер все считает за вас.
В таких программах как МойСклад можно найти и заполнить все нужные документы для инвентаризации. Это как иметь под рукой все нужные бланки, которые сами заполняются нужной информацией.
Главное преимущество автоматизации – экономия времени и снижение количества ошибок. Вы можете быстрее вернуться к обычной работе и быть уверенным, что все посчитано правильно.
Помните — автоматизация не меняет порядок проверки: должна быть комиссия, расписка МОЛ, а сканировать штрихкоды нужно обязательно в присутствии проверяемого.
В бизнесе важен порядок не только в инвентаризации, но и в учете в целом. Нарушения чреваты доначислением налогов и другими неприятностями. Чтобы подтвердить уверенность в порядке, проведите экспресс-аудит.
Подробнее