Как посчитать себестоимость проекта

Оглавление:

1. Суть понятия
2. Типы расходов на проект
• Обязательства
• Бюджетные траты
• Затраты по факту
3. 5 инструментов для точной оценки затрат на проект
• Параметрическая оценка
• Оценка по аналогии
• Метод "снизу-вверх"
• Метод "сверху-вниз"
4. Анализ предложений исполнителей
5. 5 принципов оценки стоимости проекта
• Принцип "оптимального ответственного"
• Принцип "независимости"
• Принцип "адекватности условий"
• Принцип "признания рисков"
• Принцип "права на ошибку"
6. Расходы проекта
• 4 вида смет
• Бюджет проекта: в чем разница

Суть понятия

Итак, что же такое оценка стоимости проекта? Это когда вы пытаетесь прикинуть, сколько денег уйдет на то, чтобы бизнес-идея стала реальностью. Причем это не разовая акция – вы будете пересчитывать бюджет на протяжении всего проекта, как будто играете в финансовую игру "горячо-холодно".

Начинается все с предварительной оценки. К примеру, вы решили открыть фитнес-центр и начали выбирать для этого помещение. Нашли подходящую площадь на первом этаже жилого дома. Пришли с риэлтором на осмотр и прикидываете: "Ну, думаю, ремонт и мебель обойдутся тысяч в 300, ну и тренажеры еще 700". Эта цифра может отличаться от реальности аж на 55% в любую сторону. Почему так? На старте вы еще толком не знаете, с чем столкнетесь.

Чтобы точно оценить стоимость, нужна информация. Сначала хватит общего плана, но чем дальше, тем больше деталей вам потребуется. 

По мере продвижения вы будете уточнять смету. Постепенно у вас  появится точный список того, что нужно купить, что следует сделать и сколько это стоит. Тут погрешность поменьше – от -12% до 27%.

Представьте, что вы уже приобрели  все материалы для отделки помещения, наняли строителей, выбрали и заказали тренажеры. Осталось только расплатиться с рабочими, грузчиками и сборщиками.
В конечном итоге, у вас появится подробный график задач, которые необходимо выполнить до открытия фитнес-центра.

К концу проекта, когда вы уже знаете все нюансы, оценка будет максимально точной – ошибка составит всего 4-11%. 

Почему нельзя сразу все точно просчитать? 

Да потому что в начале вы еще сами толком не понимаете, что вам нужно. Например, как можно посчитать стоимость открытия фитнес-клуба, если вы пока не знаете, с чем столкнетесь. 

Вы не знаете, во сколько обойдется отделка помещения, какую сумму рабочие возьмут за свои услуги. Вы понятия не имеете, во что вам встанут тренажеры, сантехника в душевых кабинках, шкафчики, вывеска и услуги промоутера.

В общем, оценка стоимости проекта – процесс постепенного приближения к истине. Главное – не забывать регулярно пересчитывать бюджет, чтобы в итоге не оказаться у разбитого корыта. Или с недоделанным ремонтом, если вернуться к нашему примеру.

Типы расходов на проект

Чтобы воплотить любой проект в жизнь, нужны деньги. Расходы делятся на разные категории.

Обязательства

Обязательства – это деньги, которые вы должны заплатить по договорам или заказам. 

Сумма известна заранее. Как только вы подписали бумаги, считайте, что деньги уже не ваши, даже если они еще на счету. К примеру, вы заключили договор с поставщиком тренажеров из Китая, подписали счет на оплату.  Все, вы уже вложили средства.

Когда платить по обязательствам:

1. Предоплата (полная или частичная).

2. После завершения работ.

3. По мере выполнения заказа.

4. По финансовой политике компании.

Важный момент: компании по-разному учитывают эти затраты. Одни сразу вычитают сумму из бюджета, другие ждут счета или фактической оплаты. 

Совет: учитывайте обязательства сразу после подписания договоров. Так у вас будет реальная картина финансов проекта.

Почему это важно?
Если менеджер проекта видит неточную картину бюджета, он может принять неверные решения. Например, думать, что денег еще много, когда на самом деле большая часть уже "обещана" по контрактам.

В итоге, обязательства – это затраты, которые вы точно должны сделать по договорам. Может, деньги еще на счету, но мысленно с ними лучше попрощаться. Чем точнее вы их учитываете, тем меньше неприятных сюрпризов в конце проекта.

Бюджетные траты

Это ваш первоначальный финансовый план. Представьте, что вы расписали, сколько и когда собираетесь потратить на каждый этап проекта, то есть заложили бюджетные затраты.

Как это работает:

• основа – сметная стоимость проекта;

• распределяются по календарному плану работ;

• включают планируемые суммы и сроки платежей.

Затраты по факту

А это уже реальные деньги, которые вы тратите в процессе работы над проектом,  то есть то, что вы действительно заплатили, а не только прописали на бумаге.

Что сюда входит:

• материалы и комплектующие;

• аренда (помещений, оборудования, транспорта);

• лизинговые платежи;

• зарплаты;

• расходные материалы;

• обучение персонала;

• логистика;

• командировки;

• организация мероприятий;

• представительские расходы.

Важный момент: чтобы правильно учесть все эти расходы, собственнику проекта обычно нужна помощь специалистов, которые хорошо разбираются в нюансах того или иного направления. К примеру, при составлении сметы на покупку материалов для отделки лучше сразу консультироваться с дизайнером или отделочником, который будет оказывать услуги ремонта. Такой подход поможет избежать ошибок и правильно распределить финансы.

В итоге, бюджетные затраты – ваш план, а фактические – реальность. Сравнивая их, вы можете понять, насколько точным был прогноз, и где возникли неожиданные расходы. Это помогает лучше планировать будущие проекты и оперативно реагировать на изменения в текущем.

5 инструментов для точной оценки затрат на проект

Наиболее востребованными на практике являются следующие методы. 

Параметрическая оценка

Суть: используем статистику и формулы для расчета стоимости.

Как это работает: 

Находим какой-то базовый показатель. Например, стоимость часа работы программиста или цена квадратного метра офиса. Используем формулы для расчета. Допустим, вам нужно сделать мобильное  приложение для своего фитнес-центра. Вы знаете, что на разработку одной функции в приложении уходит в среднем 10 часов. Умножаем базовый показатель на объем работ.

Если час работы стоит 1000 рублей, а функций нужно 5, то получаем: 1000 * 10 * 5 = 50000 рублей.

Плюсы:

• быстро;

• подходит для типовых работ;

• легко автоматизировать.

Минусы:

• не учитывает уникальные особенности проекта;

• точность зависит от качества исходных данных.

Оценка по аналогии

Суть: смотрим на похожие проекты и делаем выводы. 

Как это работает:

Находим похожий проект, который уже воплотили в жизнь. Сравниваем условия: что общее, а что отличается. Корректируем стоимость с учетом различий.

Плюсы:

• учитывает реальный опыт;

• можно применять даже при недостатке информации.

Минусы:

• не всегда есть подходящие аналоги;

• можно упустить важные отличия.

Метод "снизу-вверх"

Суть: разбиваем проект на мелкие задачи и оцениваем каждую.

Как это работает:

Составляем подробный список всех задач. Оцениваем каждую задачу отдельно. Суммируем все оценки.

Плюсы:

• очень точный метод;

• помогает не упустить детали.

Минусы:

• требует много времени;

• нужен подробный план работ.

Метод "сверху-вниз"

Суть: оцениваем проект целиком, потом разбиваем на части.

Как это работает:

Даем общую оценку всему проекту. Распределяем эту сумму по основным этапам или частям. При необходимости уточняем детали.

Плюсы:

• быстро;

• подходит для начальных этапов планирования.

Минусы:

• менее точно, чем "снизу-вверх";

• можно упустить важные детали.

Анализ предложений исполнителей

Суть: собираем и анализируем предложения от потенциальных подрядчиков.

Как это работает:

Составляем техзадание. Рассылаем его потенциальным исполнителям. Получаем и анализируем их предложения. Делаем выводы о реальной стоимости работ.

Плюсы:

• учитывает реальные рыночные цены;

• помогает найти оптимальное предложение.

Минусы:

• занимает время;

• не всегда возможно (например, для внутренних проектов).
  

Помните, часто лучший подход – комбинация нескольких методов. Например, можно начать с оценки "сверху-вниз", потом уточнить её методом "снизу-вверх", а затем сравнить с аналогами и предложениями исполнителей. Главное – выбирать методы, которые дадут наиболее точный результат в конкретной ситуации.

5 принципов оценки стоимости проекта

Постоянное совершенствование процесса оценки стоимости – одна из приоритетных задач менеджера проекта. Для этого он должен опираться на 5 основополагающих принципов.

Принцип "оптимального ответственного"

Суть: лучший оценщик – тот, кто будет делать работу.

Как это работает:

1. Спрашиваем исполнителя, сколько времени и денег ему нужно.

2. Он знает все нюансы, поэтому его оценка будет точнее.

3. Заодно исполнитель чувствует ответственность за свои слова.
   

Принцип "независимости"

Суть: оцениваем каждую задачу отдельно, не думая о других.

Как это работает:

1. Разбиваем проект на отдельные задачи.

2. Оцениваем каждую, как будто она единственная.

3. Связи между задачами учитываем потом, при планировании.
   

Принцип "адекватности условий"

Суть: сначала оцениваем в идеальных условиях, потом добавляем реальность.

Как это работает:

1. Представляем, что у нас есть все необходимое.

2. Оцениваем стоимость в этих идеальных условиях.

3. Потом добавляем возможные проблемы и ограничения.

Принцип "признания рисков"

Суть: всегда учитываем, что что-то может пойти не так.

Как это работает:

1. Думаем, какие проблемы могут возникнуть.

2. Оцениваем, во сколько эти проблемы могут обойтись.

3. Добавляем эту сумму к общей оценке.
   

Принцип "права на ошибку"

Суть: не наказываем за неточные оценки, иначе все будут перестраховываться.

Как это работает:

1. Создаем атмосферу, где ошибка в оценке – это нормально.

2. Анализируем причины ошибок, а не ищем виноватых.

3. Учимся на ошибках, чтобы в будущем оценивать точнее.
   

Главное в этих принципах – стремление к максимально точной и честной оценке. Мы стараемся реально оценить, сколько будет стоить проект. При этом понимаем, что идеальных условий не бывает, всегда есть риски, и ошибки – это часть процесса. Такой подход помогает сделать оценку более реалистичной и полезной для всех участников проекта.

Расходы проекта

Смета – документ, который показывает, сколько денег нужно на реализацию бизнес-идеи и на что именно их потратят. Это как список покупок, только для проекта.

4 вида смет 

1. Локальные – для отдельных работ или материалов.

Например, это может быть смета на покупку керамогранита для отделки помещения.

2. Объектные сметы – для целого объекта.

К этому виду относится смета на строительство целого  знания, когда например, вы решили построить фитнес-центр или загородный клуб.

3. Сметы на особые расходы – для затрат, которые обычно не учитывают.

В этой категории может быть  смета премий строителям и отделочникам  за быструю работу.

4. Сводный сметный расчет – итоговый документ, включающий все сметы.

Это как общий счет в ресторане после ужина большой компанией.

Бюджет проекта: в чем разница?

Бюджет – это план, показывающий не только расходы, но и доходы проекта. Он отвечает на вопрос "Когда и сколько денег мы потратим и заработаем?" В нашем примере с фитнес центром, вы включите в бюджет планируемые суммы с продажи карт и абонементов.

Особенности бюджета:

• его постоянно корректируют по ходу проекта;

• бюджет можно разделить по разным признакам (по времени, видам работ и т.д.);

• обычно его делают параллельно с календарным планом проекта.

Бюджетирование – процесс создания бюджета. Это похоже на планирование семейных расходов и доходов на месяц вперед.

Интересный факт
По данным СМИ,в В 2024 году растет интерес к развитию собственного дела в России: треть россиян в возрасте от 18 до 64 лет хотят открыть свой бизнес. Согласно последним опросам, число ИП и юридических лиц в России достигло максимального уровня с 2016 года — 6,35 млн человек.

Как выглядит бюджет? 

Чаще всего это таблица, иногда используют графики для наглядности.

Главное отличие от сметы: смета показывает только расходы, а бюджет – и расходы, и доходы.

Владелец бизнеса или управляющий должен следить, чтобы реальные траты совпадали с запланированными в бюджете. Это помогает контролировать финансы проекта и вовремя реагировать на проблемы.

В общем, смета – это детальный список расходов, а бюджет – полный финансовый план проекта, включающий и расходы, и доходы. Оба инструмента помогают держать финансы проекта под контролем.

Чтобы проект не вышел за рамки бюджета, собственнику бизнеса нужно точно тщательно предусмотреть все расходы. Для этого он должен использовать специальные методы подсчета, часто советоваться со специалистами и учитывать все, что может повлиять на цену. Так можно избежать лишних трат и запустить свой бизнесу в запланированные сроки.