Как понять реальное состояние компании: финансовый аудит без сложных терминов

Часто руководители думают, что аудит нужен только для выявления ошибок. На самом деле он помогает бизнесу найти скрытые резервы для развития. В прошлом году при проверке одного предприятия, занимающегося веб-дизайном, выявили возможность избежать кассовых разрывов. Фирма работала по системе постоплаты, а сотрудники получали оклад. После перехода на новую систему мотивации и введения частичной предоплаты необходимость в постоянном кредитовании отпала.

Оглавление:

1. Что из себя представляет ФА
• Зачем это нужно
• Особое внимание: налоговый аспект
• Как это проходит  на практике
• Процесс по этапам
2. Внутренний формат: зачем нужен финансовый контроль изнутри
• Преимущества и недостатки
• Преимущества внутренней формы
• Недостатки внутренней формы
3. Внешний формат: когда нужен взгляд со стороны
4. Ключевой документ
5. Кто может проводить ФА: требования и стандарты
6. Кто может заказать
• Частные лица (ООО, ИП)
• Акционерные общества
• Кооперативы
7. Как проходит аудит: пошаговое руководство
• Этап 1: Предварительная подготовка
• Этап 2: Планирование работы
• Этап 3: Основные меры
• Этап 4: Подготовка отчета
• Этап 5: Выдача заключения
8. Что получает компания в итоге

Что из себя представляет ФА

Финансовый аудит (ФА) – это тщательная проверка всей отчетности и операций бизнеса: от мелких транзакций до крупных сделок.

Существуют две формы:

1. Внутренний – когда экспертизу проводят внутренние специалисты.

2. Независимый – когда приглашают профессионалов из сторонних организаций.

Зачем это нужно?

Главная задача – убедиться, что все  операции отражаются правильно. При стандартном формате могут выявляться неточности в отчетности на десятки миллионов рублей. Это напрямую влияет на прибыль бизнеса и доходы владельцев.

Особое внимание: налоговый аспект

После отмены обязательного ФА в 2021 году для фирм с доходом 400–800 млн рублей штрафы по налоговым проверкам выросли в несколько раз. Чтобы избежать рисков, его стоит провести заранее.

Как это проходит  на практике

Что проверяют:

Область	Что проверяется	Цель
Соблюдение законов и стандартов	Правильность ведения бухгалтерии, корректность оформления документов, соответствие отчетности требованиям	Убедиться в соответствии деятельности законодательству и установленным стандартам
Движение денег	Куда уходят средства, откуда поступают доходы, эффективность использования ресурсов	Оценить финансовую устойчивость и эффективность управления денежными потоками
Контроль над имуществом	Сохранность активов, правильность учета оборудования и материалов, эффективность использования имущества	Убедиться в сохранности имущества и эффективности его использования

Процесс по этапам

Это комплексное исследование бизнеса с разных сторон.

Этап 1: Работа "в поле". На этом этапе специалисты:

• Наблюдают за реальными бизнес-процессами.

• Изучают, как организован документооборот.

• Беседуют с ключевыми сотрудниками.

• Проводят выборочную инвентаризацию.

Этап 2: Аналитическая работа. На данном этапе проводится:

• Детальный анализ всех полученных данных.

• Сравнение показателей из разных источников.

• Выявление подозрительных операций.

• Оценка потенциальных рисков для бизнеса.

Этап 3: Внешняя проверка. На этом этапе происходит:

• Отправка запросов в обслуживающие банки.

• Проведение сверок с основными партнерами.

• Анализ действующих договоров.

Важно понимать, что все эти этапы не изолированы друг от друга. Они постоянно переплетаются и дополняют друг друга. 

Такой комплексный подход позволяет составить полную и объективную картину состояния фирмы и выявить все существенные риски и возможности для улучшения.

Внутренний формат: зачем нужен финансовый контроль изнутри

По закону внутренний формат необходим только для ПАО. Это требование связано с тем, что акции таких организаций торгуются на бирже, и инвесторам необходимы гарантии надежности их вложений. 

Как это работает на практике:

1. Специальный отдел:

• Подчиняется напрямую руководству или собственникам.

• Работает постоянно, а не от случая к случаю.

• Состоит из профессионалов, знающих предприятие изнутри.

2. Что проверяют:

• Финансовые операции.

• Эффективность бизнес-процессов

• Системы управления рисками.

• Достоверность отчетности.

3. Особенности:

• Могут проводиться в любое время.

• Охватывают любой период.

• Документы проверяются как выборочно, так и полностью

• При необходимости проводится пересчет имущества.

Преимущества и недостатки

Преимущества внутренней формы:

• Эксперты хорошо знают бизнес и ее процессы.

• Можно проводить в любое время.

• Прямое подчинение руководству или собственникам.

• Гибкий подход к методам.

• Специалисты не только проверяют, но и дают рекомендации.

• Помогает выстроить систему контроля рисков и процессов.

• Способствует достижению стратегических целей.

• Делает отчетность более прозрачной и надежной.

• Для ПАО — помогает выйти на фондовый рынок.

• Все результаты остаются внутри.

Недостатки внутренней формы:

• Возможны сомнения в объективности из-за связи проверяющих с бизнесом.

• В России этому направлению уделяют мало внимания.

• Обязателен только для публичных АО.

• Нет внешней независимой оценки.

• Используется только внутри, без внешнего влияния.

Внешний формат: когда нужен взгляд со стороны

Хотите точно знать, как обстоят финансовые дела у вашего бизнеса? Лучше пригласить независимых проверяющих со стороны. Существует 2 типа внешнего ФА:

1. Обязательный:

• Требуется по закону для определенных ОПФ.

• Проводится ежегодно.

• Результаты предоставляются в госорганы.

2. Инициативный:

• Проводится по желанию.

• Может быть разовым или регулярным.

• Результаты остаются во внутренней документации.

Заказать проверку могут владельцы бизнеса, инвесторы или кредиторы. 

Типичные ситуации:

1. Поменялся главный бухгалтер или финансовый директор.

2. Подготовка к налоговому анализу.

3. Планы по продаже бизнеса.

4. Привлечение инвестиций или кредита.

5. Появление крупных долгов.

6. Необъяснимый рост расходов.

Что проверяется?

Во-первых, денежные показатели. Среди них структура активов и пассивов, доходы и расходы по всем направлениям, движение денежных средств.

Во-вторых, бизнес-процессы. Это и эффективность операций, и скрытые резервы, и потенциальные риски.

В-третьих, перспективы развития. Анализ прогнозов руководства, оценка реалистичности планов, рекомендации по улучшению.

Что еще:

• Выясняют, что больше всего влияет на прибыль.

• Следят за движением денег и ищут скрытые возможности.

• Иногда проводят пересчет имущества.

• Проверяют денежные результаты.

• Оценивают, насколько реалистичны планы руководства.

• Сравнивают планы с реальными продажами и экономическим состоянием.

Главное преимущество внешней формы – независимость и объективность оценки. Аудиторы не связаны с бизнесом, поэтому могут беспристрастно указать на проблемы и предложить пути их решения.

Ключевой документ

В сегодняшнем бизнесе лучшее доказательство надежности фирмы – это документ от независимого эксперта. Он подтверждает, что все цифры в отчетах правдивые. Такая бумага помогает выглядеть серьезнее в глазах партнеров и банков.

Некоторые  обязаны получать такой документ по закону. У них просто нет выбора – они должны проходить обязательный ФА.

Практическая польза заключения:

1. Защита от налоговых рисков

• Фирмы, которые исправили ошибки по итогам, реже получают штрафы.

• Снижается вероятность доначисления налогов.

• Уменьшаются риски при анализе.

2. Деловая репутация

• Крупные партнеры часто требуют заключение.

• Повышается доверие клиентов и поставщиков.

• Улучшается позиция при участии в тендерах.

3. Преимущества

• Упрощается получение кредитов.

• Привлекаются инвесторы.

• Улучшаются условия сотрудничества с партнерами.

Кому нужно обязательное заключение?

Некоторым нужно обязательно получать заключение. 

Во-первых, закон прямо требует этого от определенных категорий фирм – например, от публичных акционерных обществ или крупных организаций.

Во-вторых, без о заключения обычно не берут участвовать в крупных тендерах. Организаторы таких тендеров хотят быть уверены, что имеют дело с надежным партнером.

В-третьих, часто банки или инвесторы просят показать заключение, прежде чем дать кредит или вложить деньги в бизнес. Им важно знать, что финансы в порядке.

И наконец, если вы хотите работать с серьезными партнерами, особенно международными, они могут попросить заключение как доказательство надежности и прозрачности.

Важно помнить: заключение выдается только по результатам внешней проверки независимой организацией. Это гарантирует объективность оценки и повышает доверие к документу со стороны всех заинтересованных лиц.

Кто может проводить ФА: требования и стандарты

Кто может проводить:

1. Специализированные субъекты

• Официально зарегистрированные юридические лица – это обычные фирмы, которые прошли государственную регистрацию и работают по закону. У них есть свой офис, название и печать.

• Имеют специальную лицензию – такие организации получили от государства официальное разрешение проводить аудит. Эта лицензия подтверждает, что лицензиар соответствует всем требованиям и имеет компетенцию проверять финансы других организаций.

• В штате квалифицированные специалисты – в аудиторском объединении работают люди, которые учились ФА, сдали экзамены и постоянно повышают свою квалификацию. Они знают все тонкости бухгалтерии, налогов и финансов.

2. Индивидуальные аудиторы

И организации, и индивидуальные аудиторы обязательно должны быть членами СРО "Содружество". 

• Работают как ИП – это отдельные специалисты, которые зарегистрировались как индивидуальные предприниматели. Они могут работать самостоятельно.

• Имеют квалификационный аттестат – у них есть специальный документ, который подтверждает их знания и навыки. Этот аттестат выдается после сдачи сложных экзаменов и подтверждает право человека проводить анализ.

• Прошли специальное обучение – такие эксперы учились в специальных учебных центрах или вузах, где получили все необходимые знания о финансах, бухгалтерии и ФА. Они регулярно ходят на курсы и семинары, чтобы быть в курсе всех изменений.

Стандарты работы:

• Все специалисты работают по международным стандартам (МСА)

• Правила одинаковы для всех участников рынка

• Регулярно проводится анализ качества работы

Проверить легальность аудитора просто:

1. Запросить регистрационный номер в СРО.

2. Проверить его по реестру на сайте "Содружества".

3. Убедиться в действительности аттестатов.

Кто может заказать

Стоит разъяснить особенности заказа аудита для разных организационных форм.

Частные лица (ООО, ИП)

Собственники бизнеса:

• Единоличный владелец может принять решение самостоятельно.

• При нескольких собственниках решение принимается по согласованию.

• Имеют право инициировать как обязательный, так и инициативный ФА.

Генеральный директор:

• Может заказать анализ в рамках своих полномочий.

• Обычно требуется согласование с собственниками.

• Имеет право на инициативный формат для оценки работы финансовой службы.

Совет директоров:

• Принимает коллегиальное решение о проведении аудита.

• Утверждает бюджет на проведение проверки.

• Контролирует исполнение рекомендаций аудиторов.

Акционерные общества

Собрание акционеров:

• Высший орган управления, принимающий окончательное решение.

• Утверждает специалиста для обязательного ФА.

• Определяет размер оплаты услуг.

Наблюдательный совет:

• Рекомендует кандидатуру аудитора.

• Определяет условия договора.

• Контролирует процесс проведения.

Исполнительные органы:

• Заключают договор с аудиторским образованием.

• Обеспечивают доступ к необходимой информации.

• Организуют взаимодействие с аудиторами.

Кооперативы

Члены кооператива:

• Принимают решение на общем собрании.

• Имеют право инициировать внеплановый формат..

• Участвуют в утверждении результатов ФА.

Председатель:

• Подписывает договор со специализированной организацией.

• Контролирует процесс проведения.

• Отвечает за реализацию рекомендаций.

Правление:

ФА может заказать только лицо с полномочиями, закрепленными в уставе или решениях управления.

• Готовит предложения по выбору аудитора.

• Определяет объем.

• Контролирует исполнение договора.

Компании, прошедшие обязательный аудит, должны отправить заключение в налоговую службу в течение 10 рабочих дней после его получения.

Как проходит аудит: пошаговое руководство

Проводя любой ФА – как добровольный, так и обязательный – работа делится на несколько основных этапов.

Этап 1: Предварительная подготовка

На этом этапе проверяющие:

• Изучают бизнес клиента – разбираются в сфере, в которой работает компания, ее истории и ключевых направлениях.

• Анализируют бизнес-процессы – смотрят, как организованы закупки, продажи, производство, управление персоналом и финансами.

• Оценивают сложность работы – выясняют, сколько документов и операций нужно проверить, сколько счетов у компании и насколько сложен ее учет.

• Определяют стоимость услуг – на основе сложности и объема работ рассчитывают цену и сроки.

• Готовят договор – составляют документ, где прописаны обязанности сторон, стоимость, сроки и формат итогового отчета.

Этап 2: Планирование работы

На этапе планирования:

• Составляют план – подробно расписывают, какие области будут проверять и в каком порядке.

• Определяют рисковые зоны – находят участки, где ошибки или неточности наиболее вероятны.

• Формируют команду – подбирают профессионалов с нужным опытом и знаниями.

• Распределяют задачи – каждому специалисту назначают конкретные участки работы и ответственность.

• Устанавливают сроки – определяют дедлайны для каждого этапа и общий срок завершения.

Этап 3: Основные меры

На этом этапе делают следующее:

• Анализ отчетов – проверяют баланс, отчет о прибыли и убытках, движение денег и другие отчеты.

• Проверка документов – выборочно или полностью изучают договоры, счета, накладные и акты.

• Пересчет налогов – заново рассчитывают все налоги и сборы, которые должна заплатить компания.

• Сверка с банками и партнерами – проверяют данные о долгах, остатках на счетах и проведенных операциях.

• Оценка внутреннего контроля – проверяют, как компания защищает себя от ошибок и мошенничества.

Этап 4: Подготовка отчета

Отчет включает:

• Описание всех найденных проблем – подробно перечисляют ошибки, нарушения и отклонения с указанием сумм и периодов.

• Оценку рисков – анализируют, к чему могут привести выявленные проблемы: штрафы, дополнительные налоги, репутационные потери.

• Рекомендации по исправлению – предлагают конкретные шаги для устранения каждой проблемы.

• Сроки исправления – указывают, за какое время лучше устранить недостатки, расставляя приоритеты.

• План улучшений – дают советы по оптимизации бизнес-процессов, чтобы избежать таких проблем в будущем.

Этап 5: Выдача заключения

Каждый этап важен: ошибки или пропуски искажают финансовую картину.

На финальном этапе:

• Готовят официальное заключение – оформляют документ с выводами о точности отчетности и соответствии законам.

• Проводят встречу с руководством – лично представляют результаты директорам или собственникам.

• Презентуют ключевые выводы – кратко объясняют главные находки и их влияние на финансы компании.

• Обсуждают рекомендации – подробно рассматривают способы устранения проблем и возможности для улучшений.

• Составляют план действий – разрабатывают пошаговый план с конкретными задачами, сроками и ответственными.

Что получает компания в итоге

3 ключевых документа по итогам:

1. Экспертное заключение: оценка устойчивости, анализ прибыльности бизнеса, скорость оборота капитала.

2. Детальный отчет, включающий оценку реальной стоимости бизнеса, состояние долгов (кому должны и кто должен), анализ инвестиций и их эффективности, анализ сделок с партнерами, выявленные скрытые обязательства, резервы для роста, анализ продаж и складских запасов.

3. Официальное заключение. Подтверждает достоверность отчетности, используется для работы с банками и партнерами, повышает доверие инвесторов.

Как это помогает бизнесу?

После комплексного формата можно не только устранить налоговые риски на миллионы рублей, но и найти способы оптимизации расходов, которые дают ежемесячную экономию. Плюс банк может одобрить кредит на более выгодных условиях.

Практическая польза:

• Видите реальное положение дел в компании.

• Понимаете, куда уходят деньги.

• Находите способы увеличить прибыль.

• Проверяете работу финансового отдела.

• Получаете инструмент для привлечения инвесторов.