В законе нет термина «электронная трудовая книжка». Это не скан бумажной, а выписка из базы данных Социального фонда России. Все сведения о приеме, переводах, увольнении, награждениях и т. д. теперь передаются в СФР. Работник может запросить эти сведения онлайн и получить официальный документ — это и есть ЭТК.
Электронные трудовые книжки — это неформальная альтернатива бумаге, а обязательная часть кадрового документооборота в 2025 году. Их должны вести все работодатели, даже если сотрудник настаивает на бумажной. Но внедрение ЭТК — не просто загрузка форм, а полноценный переход: со сроками, ответственными, штрафами и нюансами. В этой статье — четкая инструкция, как не утонуть в деталях и сделать все правильно: от назначения ответственного до подачи форм в СФР и выдачи бумажной ТК на руки.
ЭТК — это не файл на компьютере и не электронный носитель, а выписка, сформированная из данных, которые работодатель передает в СФР. Получить ее можно в личном кабинете на Госуслугах или в офисе фонда.
Оглавление:- Какую трудовую оформлять при приеме на работу
- Кто должен заводить ЭТК
- Как оформить электронную трудовую: пошаговая инструкция
- Как вносить сведения в ЭТК
- Почему важно подавать форму ЕФС-1 вовремя
- Электронная и бумажная книжки: что важнее
- Почему электронные трудовые книжки выгодны
- Что делать, если сотрудник не помнит, какую трудовую он выбрал
- Что будет, если не перейти на ЭТК
- Заключение
- Чек-лист для внедрения и ведения электронных трудовых
Какую трудовую оформлять при приеме на работу
С 2025 года все работодатели обязаны оформлять электронную трудовую книжку для каждого нового сотрудника. Бумажная заводится только по желанию работника — и только если она у него уже есть.
Если человек впервые устраивается на работу — бумажную трудовую можно не оформлять.
Если у сотрудника есть бумажная, и он не писал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан вести обе книжки параллельно.
Закон разрешает отказаться от бумажной книжки, но это требует отдельного заявления. Без него работодатель обязан вести оба формата по закону.
Кто должен заводить ЭТК
С 2025 года все работодатели без исключения обязаны вести электронные трудовые книжки, в том числе ИП, микропредприятия и некоммерческие организации.
Обязанность не зависит от того, хочет ли сотрудник сохранить бумажную трудовую — ЭТК все равно создается.
Это прописывает закон в Трудовом кодексе РФ, статья 66.1.
Как оформить электронную трудовую: пошаговая инструкция
Чтобы перейти с бумажной на электронную трудовую, работодатель должен выполнить 4 действия:
Сделать запись о приеме в бумажную книжку.
Получить заявление от работника о переходе на ЭТК.
Сделать запись об отказе от бумажной.
Отдать бумажную книжку на руки.
С банкомата не снимешь всё, что хочется: ЦБ и банки вводят лимиты. Разобрали, как это влияет на бизнес и что делать.
Как вносить сведения в ЭТК
Все кадровые события — прием, перевод, увольнение, присвоение квалификации, заключение ГПХ — оформляются через форму ЕФС-1, подраздел 1.1.
Сведения передаются в СФР. Работодатель не имеет права вести только бумажную форму — даже если сотрудник хочет отказаться от ЭТК.
Когда сдается форма:
При приеме, увольнении, заключении/расторжении ГПХ — на следующий рабочий день.
При переводе, изменении условий, заявлении на ЭТК — до 25 числа следующего месяца.
Работодатель обязан подавать форму ЕФС-1 по каждому сотруднику при любом изменении, иначе — штраф.
Почему важно подавать форму ЕФС-1 вовремя
Электронная трудовая книжка существует постольку, поскольку работодатель передает сведения в СФР. Если этого не делать, книжки попросту не будет — ни в электронном виде, ни в реестре стажа.
Форма ЕФС-1 — это обязательный отчет. Он подается не по расписанию, а по факту: сотрудника приняли, уволили, перевели, он написал заявление о смене формата ТК, — подаем форму. Если сотрудник работает без изменений, подавать ее не требуется.
Нарушения по срокам и содержанию — повод для инспекции. Ответственность предусмотрена как за полное отсутствие отчета, так и за его неправильное заполнение.
Электронная и бумажная книжки: что важнее
Юридически обе формы равнозначны. Сотрудник имеет право сохранить бумажную, и работодатель обязан это уважать. Но бумажная ТК сегодня — скорее архив, чем реальный инструмент. Любое заявление на госуслугах, оформление стажа или запроса в пенсионный фонд уже опирается на электронные данные.
Отказаться от бумажной — это не обязанность, а право. Но с точки зрения кадрового учета для компании удобнее иметь одну систему. Потому работодатели часто предлагают сотрудникам сделать переход, оформляя заявление и возвращая бумажную ТК на руки.
Если работник отказывается от бумажной, работодатель вносит запись о переходе в обе формы, а затем бумажную выдает ему.
Почему электронные трудовые книжки выгодны
Для работодателя ЭТК — это меньше работы: не нужно покупать бланки, вести отдельный учет, бояться утери. Упрощается взаимодействие с надзорными органами, отчеты уходят сразу в электронную систему.
Для работника — это прозрачность и защита. Даже если компания обанкротится, сгорит или потеряет документы, его стаж сохранится. Никакие "не отдадим трудовую" уже невозможны.
Оба формата могут существовать параллельно, но за цифровым — будущее.
Что делать, если сотрудник не помнит, какую трудовую он выбрал
Ситуация, когда новый работник не знает, было ли на прошлой работе им подано заявление об отказе от бумажной трудовой — не редкость. И здесь важно действовать не по наитию, а строго в рамках регламента. Кадровик не может полагаться на слова: нужна официальная информация.
Если сотрудник пришел с бумажной книжкой — в первую очередь ее нужно осмотреть. Бывает, что запись об отказе внесена прямо туда. Если записи нет, а сам работник не уверен — нужно запросить справку из СФР.
Сделать это может как сам сотрудник через Госуслуги, так и работодатель, если есть доверенность или заявление. В справке СТД-СФР будет указано, какая форма трудовой актуальна: электронная, бумажная или обе. Это надежный источник, который исключает ошибки и споры.
Не стоит оформлять новую бумажную книжку, если есть хотя бы вероятность, что сотрудник уже отказался от нее ранее. Это нарушает закон и может привести к дублирующим записям и штрафам.
Что будет, если не перейти на ЭТК
Работодатель, который игнорирует электронный формат, нарушает закон. Контроль за этим осуществляют инспекции, и при проверке штрафы могут быть весьма ощутимыми — особенно для компаний с несколькими сотрудниками.
Иногда штраф заменяется предупреждением, но рассчитывать на это не стоит. Инспектор оценивает ситуацию по совокупности факторов — есть ли приказ о назначении ответственного, поданы ли хотя бы отдельные формы, есть ли внутренние акты, касающиеся ЭТК.
Даже если сотрудник категорически против отказа от бумажной трудовой, это не освобождает компанию от обязанности вести ЭТК и сдавать отчеты. Ответственность несет работодатель, а не работник.
Заключение
Электронные трудовые книжки — это не вопрос моды или цифровизации, а юридическая обязанность. Работодатель должен настроить процессы: определить ответственного, внедрить форму учета, наладить подачу форм и донести до работников правила.
Это не требует дорогостоящих решений — только внимательности, соблюдения сроков и понимания, что кадровый документооборот больше не бумажный. Ошибки в учете теперь видны сразу — потому важно не формально "перейти", а вести ЭТК по-настоящему.
Чек-лист для внедрения и ведения электронных трудовых
Указана ли система ЭТК в трудовом договоре или допсоглашении
Назначен ли ответственный за сдачу форм в СФР
Внесены ли изменения в должностную инструкцию и приказ
Получены ли заявления от работников, если они отказались от бумажной ТК
Ведутся ли обе формы (если нет заявления)
Подается ли форма ЕФС-1 после каждого кадрового события
Используется ли актуальная форма отчета, утвержденная СФР
Не упущены ли случаи по ГПХ-договорам (там тоже нужна подача формы)
Хранятся ли все подтверждающие документы и сканы отчетов
Поможем корректно рассчитать зарплату, оформить кадровые документы и избежать ошибок.