С 1 января 2020 работодатели отчитываются о ключевых кадровых событиях в Социальный Фонд России в виртуальном виде. В базе фонда создается цифровая «трудовая биография» работников. На ее основе и формируются электронная версия.
Оглавление:
- Что указано в электронной трудовой
- Куда и в какой форме сдаются отчеты
- Что содержится в ЭТК
- У кого есть электронная трудовая
- Что делать, когда в ЭТК ошибка
- Как перейти на ЭТК
- Что делать, если остались с бумажной трудовой, но потом передумали
- Получаем данные из ЭТК: пошаговый план
- Подытожим
Что указано в электронной трудовой
Вот что обязана предоставлять организация по сотрудникам СФР в цифровом виде:
Фамилия, имя, отчество;
Число, месяц, год рождения;
СНИЛС;
Данные о работодателе;
Функционал по должности: профессия, специальность, уровень квалификации, вид работы;
Когда принят, переведен или уволен, причина увольнения;
Отдел или иная структура внутри компании (если указано в трудовом договоре);
Трудился ли сотрудник в сложных условиях или в отдаленных местностях;
Записи о бумажной версии: отказывается ли работник от нее или сохраняет.
Важно понимать, что электронная трудовая (ЭТК) и бумажная могут отличаться: если работник получал награды или выполнял обязанности в особых условиях, например, на вахте или был занят по сезонам, то в онлайн - версии такие факты зафиксированы не будут. Сохраняйте доказательства, чтобы их подтвердить: они пригодятся при выходе на пенсию или для оформления звания «ветеран труда».
На заметку: к сожалению, нередко в ЭТК встречаются ошибки, рекомендуем регулярно запрашивать выписку из нее и проверять, все ли указано верно.
Как формируется ЭТК
Она составляется из отчетов . Они подаются в случаях, . Например, когда принят или уволен сотрудник.
В таблице указали
Событие | Срок предоставления сведений в СФР |
|---|---|
«Прием», «Приостановление», «Возобновление», «Увольнение» | не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа |
«Начало договора ГПХ», «Окончание договора ГПХ» | не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (расторжения) договора |
«Перевод», «Переименование», «Запрет занимать должность (вид деятельности)», «Установление (Присвоение)» | не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ (иной документ) |
сведения о заработной плате работников государственных учреждений | не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим месяцем |
сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя | ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом |
сведения по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний | ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом |
сведения о страховом стаже | по окончании календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом |
Как получить свою ЭТК
Проще всего запросить данные или . Еще способы: через МФЦ или там, где работали.
Подробнее о том, как правильно принять сотрудника и избежать штрафов, рассказали в нашей статье.
ЧитатьКуда и в какой форме сдаются отчеты
Отчет подается по форме ЕФС-1, подраздел 1. Его сдают все работодатели. Разница в формате подачи: если работников в компании меньше десяти человек, то сдавать отчет можно как в бумажном, так и в цифровом виде, если больше, – только в электронном.
Сведения направляются в местный отдел Социального фонда России.
Что содержится в ЭТК
Виртуальный реестр включает профессиональные данные о работе с 1 января 2020. До этой даты информация лаконична: место и период трудоустройства за время, пока существовали только бумажные трудовые. Это будет указано, если работодатель отчитывался. Хуже, когда он нарушал свои обязанности и ничего не сообщал. Ситуацию можно исправить: когда важно отразить причину увольнения или другие детали по стажу до 2020 года, следует направить заявление о корректировке индивидуального лицевого счета. Способы почти как у запроса о получении выписки: онлайн на Госуслугах, на сайте СФР, либо на личном приеме в МФЦ или в Социальном фонде России.
Как выглядит ЭТК
Она включает три листа. Первый посвящен сведениям с начала 2020 года. На следующих двух указаны работодатели и места работы: кратко, в том объеме, который знает СФР из отчетности работодателей. Для дополнения этих сведений подробностями следует подать ту самую корректировку, о которой писали выше.
У кого есть электронная трудовая
У любого человека, который хотя бы раз официально трудился. Если при заключении трудового договора работник не зарегистрирован в системе индивидуального (персонифицированного) учета, то компания направляет его анкету в фонд для постановки на учет. Работодатели обязаны отчитываться о сотрудниках в СФР и платить взносы, а потому фонд формирует на работников ЭТК. Самому сотруднику дополнительных действий совершать не придется: только заключить договор и ознакомиться с приказом, если он издан.
Что делать, когда в ЭТК ошибка
В виртуальном трудовом реестре возможны ошибки. К примеру, указано не то место работы, или неправильный размер пенсионных отчислений. Оставлять в таком виде – риск: это может плохо обернуться при назначении пенсии.
Что делать в таком случае?
Вариант 1: обратиться напрямую за исправлением в Социальный Фонд России. В подтверждение предоставить бумажную трудовую.
Вариант 2: подать заявление через Госуслуги.
Если СФР отказывается внести изменения, обратиться в суд.
Как перейти на ЭТК
По сути, онлайн трудовая появилась у работника по умолчанию с того момента, как организации стали обязаны отчитываться в виртуальную базу СФР.
До завершения 2020 года трудящиеся перейти на цифровую версию или нет. Если сотрудник промолчал или остановил выбор на бумажной, то у него стало две книжки.
Тем, кто начал трудовой путь после 1 января 2021, выбирать не из чего: на них ведутся только виртуальные реестры.
Что делать, если остались с бумажной трудовой, но потом передумали
Шаг 1. Подать заявление о переходе на цифровую трудовую по месту работы. Сошлитесь на то, что такая возможность .
Шаг 2. Дождаться, пока кадровая служба внесет в бумажную трудовую отметку о переходе на ЭТК.
Шаг 3. Получить трудовую книжку и бережно хранить ее: возможно, она пригодится при выходе на пенсию, для подтверждения того, что не указано в виртуальной версии.
Если первый трудовой договор был заключен после 31 декабря 2020, то действий от сотрудника не потребуется: компания - работодатель сама передаст все данные о нем в СФР, а фонд заведет электронный профессиональный паспорт.
Получаем данные из ЭТК: пошаговый план
Выписка из цифровой трудовой юридически именуется СТД-СФР. Она пригодится при оформлении заявки на кредит, трудоустройстве или при выходе на пенсию. Получить такой документ легко и быстро. Обращение подается лично или онлайн. Рассмотрим все способы подробно.
Через Госуслуги.
Войдите в раздел о справках и нажмите «Выписка из электронной трудовой книжки».
Далее нужно выбрать «Получить выписку». В этот момент заявка отправится в СФР.
Когда она будет исполнена, во вкладе «Заявления» вас уведомят о результате.
Через сайт Социального фонда России:
Зайдите в личный аккаунт.
В сервисах нажмите «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
Укажите почту и нажмите «Запросить».
Спустя несколько минут проверьте свою почту: выписку пришлют туда.
Теперь разберем получение выписки на личном приеме.
В Отделении Социального фонда РФ. При обращении в СФР ничего не изменится: сотрудники распечатают ту же самую выписку, что направили бы в ответ на заявление, в онлайн формате.
Получить выписку можно и в МФЦ. Вам потребуется паспорт. Здесь вам также выдадут распечатку pdf - файла, но переживать не стоит: при любом способе обращения документ будет содержать электронную подпись фонда, она подтверждает подлинность выписки.
Можно ли получить ЭТК у работодателя
Краткий ответ: да. При этом учтите, что в ней фиксируется только та информация, которую направляла в Фонд после 1 января 2020 года компания - работодатель. Сведений об иных работах там не будет.
Обязанность выдать выписку есть только в отношении сотрудников, которые перешли на онлайн версию.
Другие рискуют получить отказ на заявление.
Как правильно подать заявление на получение выписки из ЭТК работодателю
Шаблон заявления не утвержден. Написать его можно в свободной форме. Главное, чтобы это было письменное заявление: без него организация предоставит данные о работе только в последний рабочий день.
Подытожим
Каждому, кто хотя бы раз официально работал, открывается индивидуальный лицевой счет. Выписка из него называется электронной трудовой книжкой.
Данные СФР получает от работодателей в цифровой системе. Запросить выписку можно онлайн на сайте СФР или через Госуслуги, а также на личном приеме в Фонде или МФЦ. Получить виртуальную книжку занятости можно и в компании, где трудитесь, но она предоставит только те сведения, которые передавала в СФР с 1 января 2020 года. При любом способе обращения выписка будет выглядеть как распечатка с электронной подписью Социального фонда РФ.
Выбирать между бумажной и виртуальной трудовой могут те, кто начал работать до 1 января 2021, у остальных есть только ЭТК.
Если в цифровой трудовой ошибки, их следует исправить: проверяйте свою ЭТК регулярно и при необходимости подавайте заявления о внесении изменений.
Остались вопросы по теме электронных трудовых? Обращайтесь к экспертам Профдело: занимайтесь главным, а мы поможем решить все формальности.
Подробнее об услуге