Бюджетирование в управленческом учете и как его внедрить

О многих аспектах управления бизнесом важно знать, и сегодня мы поговорим о ведении бюджета и о том, как четкий план, расчеты и знание основ финансовой грамотности поможет вам достичь цели. 

Как только определены основные цели компании, следующий шаг – выяснить, как их реализовать. Для этого полезно составить бюджет. Он превращает большие цели в четкие шаги. Отслеживая их, можно понять все ли идет по плану.

Оглавление:

1. Что это такое
2. Зачем составлять бюджеты
3. Категории
4. Основные принципы бюджетирования
5. Подходы к составлению финансовых планов
6. Этапы составления бюджета
7. Подведем итоги

Что это такое

Для начала разберемся с терминологией.

Бюджетирование - это процесс планирования и контроля денежных средств и других ресурсов бизнеса.

Бюджет - это финансовый план, который прогнозирует доходы и расходы (в денежном или ином эквиваленте) за конкретный период времени. Опираясь на бюджет, компании легче представить, какие задачи нужны для улучшения работы бизнеса. Его можно метафорически сравнить с пошаговым чек-листом, где отражены главные этапы развития на ближайший год.  

Для удобства подсчетов выделяют бюджетный период - как правило, это год, который делят на кварталы, а затем на месяцы. Интервалы могут быть разными и зависят от потребностей и целей компании.

Для расчетов составляют сметы: простыми словами - перечень расходов и доходов. Они составляются как для всей компании, так и для отдельных её подразделений.

Категории напрямую зависят от вашей деятельности, и каждая компания определяет свои, поэтому универсальной сметы, подходящей каждому, не существует.

Зачем составлять бюджеты 

Заниматься контролем финансов с законодательной точки зрения не обязательно, но этот процесс облегчит контроль над бизнесом при принятии решений.

Грамотно составленные бюджеты улучшают:

Целью бюджетирования является повышение эффективности компании на всех уровнях

1. планирование, так как четко поставленные цели превращаются в подробные цифровые прогнозы доходов, затрат, объемов производства и т. д. на установленные сроки;

2. распределение и контроль ресурсов: денег, сотрудников, оборудования и других активов, необходимых для получения ожидаемой прибыли;

3. дисциплину: основные платежи (такие, как налоги, зарплата, поставки, долги) известны заранее, пропустить их сложнее; 

4. согласованность отделов: руководители принимают активное участие в составлении бюджета и его анализе; 

5. управление эффективностью: сравнение фактических результатов со сметами позволяет выявить успехи и недостатки финансового планирования.

Стоит начинать заниматься контролем финансов с самых первых этапов формирования бизнеса, даже если поначалу это кажется необязательным. По мере роста компании, увеличится и количество операций, людей, и предложений. 

Структурированное финансовое планирование помогает бизнесу, так как показывает потенциал для развития и выгодные стратегии для роста.

Категории 

Выше мы упоминали, что бюджет можно составить как для всей компании в целом, так и для ее отдельных подразделений. Таким образом, выделяют две категории:

Операционные. В них указывают конкретные показатели, объемы продукции или численность персонала, таким образом они показывают подробные доходы и расходы по каждому отделу.

Финансовые. Они объединяют бюджеты всех отделов, отражают единую картину для всей компании и состоят из:

• Бюджета доходов и расходов, который позволяет заранее спрогнозировать ожидаемый уровень окупаемости бизнеса.

• Движения денежных средств, демонстрирующий объем тех средств, которые должны поступить за периоды от одного дня до месяца. Это позволяет выявить потенциальные разрывы между доходами и расходами.

• Прогноза баланса, который оценивает, как может измениться соотношение активов и пассивов. 

Финансовые можно также разделить на три вида, в зависимости от того, как они подвергаются изменениям: фиксированный, гибкий и смешанный.

Фиксированный устанавливает цель, которая не корректируется в дальнейшем. 

Гибким называют бюджет, который можно подстроить под текущие обстоятельства. 

И при смешанном виде мы устанавливаем неизменную цель в начале периода, а затем адаптируем ее под новые условия.  

Основные принципы бюджетирования

Для составления грамотной и точной сметы выделяют шесть базовых принципов. Предлагаем с ними ознакомиться:

Следуя этим правилам, составление сметы улучшит эффективность распределения вашего бюджета, поможет учесть все аспекты финансового состояния компании, а также правильно прогнозировать будущий рост. 

Соблюдение этих принципов также со временем формирует культуру и политику организации. Работая в общем направлении, люди легче объединяются. Последовательность и ясность обеспечивает полное понимание процессов, а это помогает быть увереннее в будущем. Руководство же имеет хорошее представление о том, где и как можно воздействовать на механизм работы в целом.

Подходы к составлению финансовых планов 

Методы бюджетирования делят на несколько категорий. В зависимости от подхода к составлению смет существуют:

1. Сверху вниз. Составлением финансового плана сначала занимаются руководители высшего звена. Они опираются на главные приоритеты компании и формируют общие сметы, а затем передают их в отделы для уточнения и детализации.

Преимущество такого типа в том, что согласовывают такой план быстрее. 

2. Снизу вверх. Тут обратный процесс: планирование начинают малые отделы, каждый для себя, а затем руководство рассматривает сметы, совещается и объединяет их. 

Такой подход позволяет руководителям малого и среднего звеньев принимать больше участия в развитии компании, а также не упускать важные детали в работе отделов. Однако сам процесс формирования общего бюджета может занимать больше времени.

В зависимости от исходной точки, методы делятся на инкрементное (приростное) бюджетирование и “с нуля”.

При приростном планировании за основу берутся данные прошлого года, которые становятся базой для следующего. 

Планирование “с нуля” подразумевает, что компания заново оценивает деятельность без учета прошлых показателей. Такая переоценка позволяет грамотно распределить ресурсы и включить только важные для развития расходы.

Методы планирования выбирают в зависимости от культуры и целей вашего бизнеса. 

Этапы составления бюджета

Этот процесс можно описать шестью этапами.

Сначала руководство составляет план как минимум на 1 год вперед, а также определяет приоритетные направления.

Затем определяется единая модель ведения финансов, подсчета доходов и расходов. Назначают ответственных за контроль бюджета в каждом отделе, составляют штатное расписание. Важно на этом этапе разработать единую для всех систему, чтобы легче наладить процесс. 

Финансовый совет составляет подробные сметы для каждого из отделов, анализируют данные и прогнозируют возможные риски и точки роста. Сценариев может быть несколько: от худшего к лучшему. 

Сотрудники, ответственные за ведение бюджета, собирают и рассматривают предложение по его корректировке. Если нужно, запрашивают дополнительные пояснения, обязательно согласовывают все изменения с намеченным проектом и указывают на возможные недостатки. 

Как только утверждают окончательные версии смет, их направляют в отделы. Таким образом, план действий на ближайший год для каждого из отделов готов.

Результаты работы за год собирают для подробного анализа: сравнивают запланированный бюджет с реализованным.

Порядок составления финансового плана

При планировании участвуют сотрудники и руководители каждого отдела, что налаживает весь рабочий процесс. Это помогает составить реалистичные и мотивирующие сметы, которые будут основываться на реальных данных, что критически важно для достижения поставленных целей. А скоординированная работа коллектива поддерживает весь бизнес. 

Подведем итоги

Бюджетирование в управленческом учете - это процесс планирования, анализа и контроля доходов и расходов. 

Бюджет - это финансовый план, прогнозирующий доходы и расходы за определенный период времени. В нем указываются целевые затраты и прибыль, повышение производительности, инвестиции на определенный период времени (месяц, квартал, год). 

Составлять финансовый план не обязательно с законодательной точки зрения, но это помогает составить список задач, необходимых для достижения целей компании. Бюджетирование улучшает планирование, распределение и контроль ресурсов, соблюдение сроков налоговых выплат, согласованность между отделами и управление эффективностью компании.

Бюджеты могут быть операционными и финансовыми. Они также ещё делятся по типу изменения на фиксированные, гибкие или смешанные. 

Чтобы составить бюджет, нужно определить стратегию, согласовать структуру смет. Затем разработать план, согласовать его с отделами компании, утвердить, и по истечении отведенного на выполнение периода проанализировать и оценить эффективность.