Как подтвердить добросовестность контрагента

Чтобы законно уменьшить налоги, нужны документы от поставщиков или подрядчиков, подтверждающие факт расходов. Налоговая проверяет все эти документы не только на правильность оформления. Она смотрит, чтобы контрагент был добросовестным, а расходы — реальными. О том, как действовать, чтобы подтвердить добросовестность своих бизнес-партнеров, читайте в нашей статье — даем краткую инструкцию.

Оглавление:

1. Зачем проверять добросовестность контрагента
   
2. Зачем подтверждать расходы
3. Зачем проверять поставщика и подтверждать его добросовестность
4. Перечень документов, которые предоставляет бизнес-партнер
5. Как самостоятельно провести проверку  контрагента
6. Сведения, которые должны быть у налогоплательщика о контрагенте

Зачем проверять добросовестность контрагента

Не секрет, что раньше многие предприятия находились в серой зоне - они использовали "левые" документы от поставщиков, чтобы нарисовать побольше расходов и снизить налоги. Обычно для таких целей использовались фирмы-"ромашки", которые выдавали вполне легальные документы, но через 3-6 месяцев исчезали. И такие "ромашки" конечно же не платили налоги.

ФНС сказала, что каждое предприятие само ответственно за то, чтобы выбирать достойных добросовестных поставщиков, которые платят все налоги, а не вот эти вот "ромашки". И выпустила несколько официальных писем, в которых рассказала - как нужно проверять контрагентов.

Зачем подтверждать расходы

Ответ прост: с целью законного уменьшения налогов. Компании и ИП на основной системе налогообложения (ОСНО) или упрощенной системе (УСН) с объектом налогообложения «Доходы минус расходы» заинтересованы в том, чтобы как можно больше своих трат показать официально. Для этого нужны документально подтвержденные расходы. Если для УСН достаточно накладных или актов выполненных работ/оказанных услуг, то на ОСНО добавляется еще один документ — счет-фактура. НДС по ней можно будет принять к уменьшению. 

Есть и другие нюансы, суть одна: чтобы уменьшить налоги, нужно сократить налогооблагаемую базу, а значит увеличить расходы.

А вот предприниматели с режимом налогообложения УСН «Доходы» от всего этого свободны, их налогооблагаемая база — прибыль безо всяких вычетов.

Зачем проверять поставщика и подтверждать его добросовестность 

В погоне за документально подтвержденными расходами у многих предпринимателей возникает соблазн: получить документы о расходах, не неся сами расходы. Тогда можно будет заплатить меньше налогов — НДС и на прибыль при ОСНО, единого налога на УСН «Д-Р». Такие сделки называют «мнимыми», а контрагентов, которые дают такие документы, «техническими» или «фирмами-однодневками».

Проверка поставщика поможет доказать коммерческую осмотрительность предприятия и отбиться от претензий в выборе технического контрагента, если возникнет спор с ФНС.

Для подтверждения добросовестности поставщика нужно собрать как можно больше документов из перечня, приведенного ниже, а также оценить его надежность и возможность выполнить условия договора.

Перечень документов, которые нужно запросить у поставщика

Нет единого твердого перечня документов, но есть многочисленные рекомендации и судебная практика. Мы дадим вам примерный перечень, который вы можете адаптировать под себя. 

Чтобы подтвердить свою добросовестность, поставщик заверяет подписью генерального директора и передает копии следующих документов:

Если отчетность сдается почтой, то, есть вероятность, что до налоговой она не дошла и такой контрагент будет считаться "ромашкой".

• Устав

• Выписку из ЕГРЮЛ (можно получить самим онлайн)

• Решение (протокол) или выписка из него о назначении генерального директора.

• Приказа о назначении главного бухгалтера. 

• Если сделка заключается с плательщиком НДС, то дополнительно можно оформить запрос на приказ о лицах, которые имеют право подписывать счета-фактуры.

• Справка из ИФНС о том, что вся отчетность сдана, либо титульные листы отчетности с отметкой налоговой за предыдущий год и последний квартал. 

• Справка об отсутствии задолженности перед налоговой.

• Если отчетность сдается через интернет, то положительные протоколы.

• Доверенность на право подписи документов, если документы подписывает не генеральный директор.

• Лицензии.

• Допуски в СРО.

• Письмо от руководителя компании о том, что сделка не является крупной (либо одобрение сделки участниками ООО/акционерами АО).

• Заключение аудитора (если организация подлежит обязательному аудиту).

• Декларация по НДС за последний налоговый период (декларация не должна быть нулевой!!!) с отметкой налоговой.

• Договор аренды либо справка от собственника помещения по фактическому местонахождению о том, что фирма реально находится в адресе и ведет там хозяйственную деятельность.

• Сведения о наличии необходимых ресурсов для выполнения договора: трудовых, технических, складских помещений, оборудования, товаров, договоров с субподрядчиками и т.п.

• Перечень ответственных лиц, которые будут участвовать в исполнении сделки со всей контактной информацией.

В случае непредоставления каких-либо документов, желательно получить письмо от партнера с обоснованием причин отказа.

Как самостоятельно провести проверку  контрагента

Некоторые проверки можно выполнить самостоятельно, с помощью сторонних сервисов. Результаты проверок следует приложить к договору с поставщиком или подрядчиком.

Сервис «Прозрачный бизнес» от ФНС позволяет осуществить проверку контрагента бесплатно. Из него необходимо сохранить и распечатать:

• Выписку из ЕГРЮЛ;

• Выписку из реестра МСП, если контрагент относится к таким субъектам.

В сервисе ГИР БО — это шлюз в Государственный информационный ресурс бухгалтерской (финансовой) отчетности — нужно проверить наличие активов у потенциального поставщика.

Информация о добросовестном поставщике должна отсутствовать в следующих электронных ресурсах:

• картотеке арбитражных дел;

• базе исполнительных производств;

• реестре недобросовестных поставщиков;

• базе на Федресурсе о банкротстве и процедуре ликвидации.

Вишенка на торте самостоятельно проверки: пробиваем паспорт директора на действительность с помощью сервиса МВД.

Сведения, которые должны быть у налогоплательщика о контрагенте

На данном этапе у руководителя компании есть сведения о бизнес-партнере из двух источников:

• копии документов от бизнес-партнера;

• справки из сервисов. 

Эти сведения можно оформить как отчет о проверке контрагента. В нем должна быть отражена такая информация:

• предприятие действует, не находится в процессе ликвидации, не имеет отметок о недостоверности, о банкротстве;

•  директор не дисквалифицирован, не относится к массовым, имеет действительный паспорт, его полномочия подтверждены;

• в отношении организациии отсутствуют судебные дела, ее нет в базе данных исполнительных производств, в реестре недобросовестных поставщиков (проверка этой информации осуществляется с помощью общедоступных сервисов);

• партнер предлагает более выгодные условия сделки;

• имеет необходимые ресурсы для исполнения договора;

• является добросовестным налогоплательщиком;

Кроме того, необходимо знать, как выглядит директор или уполномоченное лицо, которое будет подписывать договор. 

Если всё это в наличии, то никакая налоговая не вправе предъявить руководителю предприятия претензии о том, что он заключил договор с недобросовестным партнером. А значит, бояться при проверках нечего. Показываем расходы, считаем и платим налоги и спим спокойно!